Her præsenteres et eksempel på at sprede best practice i Sundhedsplatformen på tværs i af Region Sjælland og Region Hovedstaden.

Sundhedsplatformen har, siden den sidste implementeringsbølge blev afsluttet i november 2017, været den elektroniske patientjournal i Region Sjælland og Region Hovedstaden, og dermed det bærende It-system i det daglige arbejde i klinikken.

Der har fra centralt hold været arbejdet struktureret med en forretningsdrevet prioritering af tilpasning, udpegning af lokale superbrugere og struktureret kommunikation, siden systemet gik i drift pr. 1. januar 2018.

Det har dog kunne konstateres, at det har taget længere tid at nå samme produktion som før implementeringen, og der har været udtrykt kritik af Sundhedsplatformens evne til at understøtte den kliniske dagligdag effektivt. Der har bl.a. fra flere ambulatorier lydt kritik af systemunderstøttelsen, idet systemets opbygning er blevet angivet som årsag til den manglende produktion.

I juni 2018 blev der nedsat en taskforce med opdraget at levere en rapport om best practice for anvendelse af Sundhedsplatformen i ambulatorier.

Involvering af brugerne

”Her var en mulighed for at lade brugerne komme til orde og fortælle om, hvad der gik godt. Den mulighed ville vi ikke lade gå fra os” siger vicedirektør på Nordsjællands Hospital, Peter Mandrup Jensen, som var formand for taskforcens styregruppe, og han fortsætter: ”Vi vidste jo, at systemunderstøttelsen fungerede godt i nogle ambulatorier, men vi vidste ikke, hvorfor det fungerede godt. Det ville vi gerne have ambulatoriernes fortælling om, så vi forhåbentlig kunne få gang i en positiv vidensdeling på tværs af afdelinger og hospitaler”.

Styregruppen for den nedsatte taskforce var ikke i tvivl om, at taskforcen skulle ’ud i virkeligheden’. Kim Veber Carlsen, enhedschef i Region Hovedstadens It-organisation, supplerer: ”Vi ville gerne væk fra at lave ’skrivebords-analyser’ ud fra tilgængelige data. Vi ville hellere sikre, at der blev sat fokus på eksempler, som ambulatorierne selv syntes fungerede. Tænk, hvis der var nogen, der vil stille sig frem og fortælle, at noget fungerede godt for dem – det ville være stort”.

Tværfaglig tilgang

Taskforcens projektteam blev nedsat som et tværfagligt samarbejde mellem klinikere i ambulatorier, kvalitetsmedarbejdere på sygehuse og hospitaler samt medarbejdere fra It-organisationerne på tværs af Region Hovedstaden og Region Sjælland. I alt var mere end 25 personer fra 16 forskellige sektioner og afdelinger involveret i projektteamet.

For at sikre et godt samarbejde på tværs af både specialer, faglighed og organisatorisk tilknytning var taskforcens arbejde funderet på principperne præsenteret i figur 1. Helt grundlæggende for arbejdet var, at det skulle være ambulatoriernes oplevelse af gode arbejdsgange, der skulle formidles. ”Det har været en sund øvelse for de involverede støttefunktioner, såsom kvalitetsafdelinger og It-organisationerne, at lytte til brugernes oplevelser”, fortæller Kim Veber Carlsen, ”for vi var blevet lidt for vant til at komme og fortælle, hvordan systemet skulle bruges”.

Lone Bjørklund, vicedirektør på Holbæk Sygehus og næstformand for taskforcens styregruppe, fortsætter: ”Grundstenen var, at det var frivilligt at deltage for de involverede medarbejdere i taskforcens projektgruppe, og det var også vigtigt, at ambulatorierne af egen drift og eget ønske stod frem. Det var det, som skabte autenticitet omkring arbejdet. Det er et komplekst område med mange involverede, og derfor mente taskforcens styregruppe, at det var vigtigt at gentage, at vi har respekt for hinanden og vores forskellige fagligheder”.

De mere end 1.000 ambulatorier i Region Sjælland og Region Hovedstaden blev inviteret til at bidrage med deres gode eksempler på, hvordan de havde tilrettelagt deres arbejdsgange i og omkring Sundhedsplatformen for at understøtte en bedre hverdag.

Taskforcen besøgte alle de ambulatorier, der bidrog med eksempler. Besøgene havde til formål at indsamle information og materiale til en case, der for hvert eksempel skulle indeholde baggrund, beskrivelse af indsats, gevinster, konkrete vejledninger mv. samt  kontaktoplysninger til den ansvarlige for det gode eksempel i ambulatoriet.

Efterfølgende blev de indmeldte eksempler sammenholdt med best practice ift. kliniske vejledninger og anvendelse af Sundhedsplatformen. Det var med stor glæde, at taskforcens projektteam kunne konstatere, at de indmeldte arbejdsgange fra ambulatorierne overholdt alle gældende retningslinjer.

               

Figur 2: Eksempel fra idekataloget.  Figur 3: Forsiden af idekataloget.

Idékataloget Bedre Hverdag

Resultatet af taskforcens arbejde blev et idékatalog med 18 konkrete eksempler fra ambulatorierne på tværs af Region Hovedstaden og Region Sjælland.

I idékataloget præsenteres hvert eksempel på best practice med fokus på, hvad initiativet omhandlede, hvad de har vundet ved forandringen, hvad der er ændret i Sundhedsplatformen (SP) samt kontaktoplysninger til en person i ambulatoriet.

I figur 2 er et anonymiseret eksempel vist. Ud over dette er der henvisninger til ambulatoriernes konkrete arbejdsbeskrivelser og vejledninger til inspiration for andre.

Der er eksempler på tilpasning af både arbejdsgange og af Sundhedsplatformen for at skabe den bedste samlede understøttelse af den daglige drift i ambulatorierne, så der skabes bedst muligt patientflow.

Der er eksempler på at frigøre tid hos knappe ressourcer ved at lade ansvaret for nogle specifikke opgaver overgå fra en personalegruppe til en anden. For at det kunne lade sig gøre, skulle opsætningen af roller i Sundhedsplatformen ændres og arbejdsgangsbeskrivelser tilpasses de nye arbejdsgange.

Andre ambulatorier har reduceret antal klik i Sundhedsplatformen ved at standardisere udvalgte arbejdsgange og samtidig tilpasse genvejstaster i Sundhedsplatformen til ambulatoriets specifikke behov.

Eksemplerne viser, at i de fleste ambulatorier har det hovedsagelig været gennem udnyttelse og tilpasning af basisfunktioner i Sundhedsplatformen, at ambulatorierne har opnået den systemunderstøttelse, der er brug for i forhold til deres arbejdsgange.

For alle de indmeldte eksempler gælder, at den lokale ledelse aktivt og tydeligt prioriterer forbedringer af arbejdsgange og anvendelse af Sundhedsplatformen som en del af det daglige arbejde.

Samtlige ambulatorier kunne fortælle, at arbejdet med løbende forbedringer ikke er noget nyt, da der også blev arbejdet på den måde inden implementeringen af Sundhedsplatformen.

Fra taskforcens side var der fokus på, hvordan idékataloget bedst kunne kommunikeres ud.

De involverede klinikere i projektteamet fik stor indflydelse på både form og layout. De blev hurtigt enige om, at kataloget ville få størst gennemslagskraft ved at skille sig ud fra de publikationer, der normalt udgives fra It-organisationen. Der blev derfor valgt et layout, så idékataloget ikke kom til at fremstå for ’fint og færdigt’, som kan ses af figur 3.

Idekataloget er blevet distribueret til de kliniske afdelinger, faglige netværk, kvalitetsafdelinger og til medarbejderorganisationerne, lige som idekataloget er blevet sendt (digitalt) til samtlige 2.000 lokale superbrugere af Sundhedsplatformen på tværs af de to regioner.

’Vi valgte, at idékataloget skulle være nemt tilgængeligt. Derfor findes det både digitalt og fysisk’ fortæller Lone Bjørklund, vicedirektør på Holbæk Sygehus. ’På Holbæk Sygehus har vi valgt at uddele fysiske eksemplarer til alle afdelinger, altså både ambulatorier og andre afsnit, for at sprede de gode eksempler.’ fortæller hun.

Idékataloget har fået sit eget liv

Vicedirektørforum for Sundhedsplatformen valgte, at det skulle være direktionerne på sygehusene i Region Sjælland og hospitalerne i Region Hovedstaden, der selv skulle sikre udbredelse af – og det videre arbejde med – idékataloget. Dermed gjorde de sig selv til ambassadører for idékataloget i stedet for at vælge at gøre udbredelsen til et centralt organiseret initiativ.

Kim Veber Carlsen glæder sig over den valgte tilgang. ”Budskabet står stærkere, når det kommer fra klinikerne og deres egen ledelse, end hvis det kommer fra It-organisationen. Det viser, at vi valgte den rigtige tilgang til arbejdet i taskforcen. Det viser også, at vi har et godt samarbejde mellem forretningen og It-organisationen”.

Siden publiceringen af idékataloget ’Bedre Hverdag’ i januar 2019 er nye eksempler på best practice kommet til. ’Vi oplever, at idékataloget lever ude i afdelingerne’ fortæller Peter Mandrup Jensen og fortsætter: ”Det har været afgørende, at det er klinikere, der står frem og fortæller, hvad der virker i hverdagen og ikke administrative medarbejdere, der fortæller, hvad der teoretisk burde virke bedst”.

Lone Bjørklund beretter, at Holbæk Sygehus har haft inviteret et af eksemplerne fra Region Hovedstaden på besøg for at få mere at vide om deres arbejdsgange og dermed få konkret vejledning til, hvordan de på Holbæk Sygehus kan implementere de tilsvarende arbejdsgange med tilhørende gevinster. ’Det bliver meget spændende at følge det arbejde, som er planlagt til at foregå i efteråret 2019’ siger Lone Bjørklund.

Fra Sundhedsplatformen til It- implementeringer generelt

Fokus i taskforcen har været at identificere og sprede best practices i brugen af det implementerede system.

At brugerne har kritiseret systemunderstøttelsen efter implementering af Sundhedsplatformen, er ikke et enestående eksempel på, at brugerne er utilfredse med et nyt It-system. Det er almindeligt, at der opleves utilfredshed med et system i kortere eller længere tid efter en implementering.

Der er mange forklaringer og grunde til, at brugerne oplever, at det er svært at tage et nyt system til sig på trods af, at organisationerne til stadighed bliver bedre til at håndtere It-implementeringer gennem træning, forankring og løbende tilpasning.

Denne case er et succesfuldt eksempel på, hvordan et projekt, efter den egentlige implementering, kan være med til at øge den gode og effektive brug af systemet ved at lade brugerne selv udpege de ”best practices”, som de selv synes er værd at dele med andre.

Fakta

  • Sundhedsplatformen forbinder en lang række It-systemer og samler alle de funktioner, der bl.a. vedrører medicinering, dokumentation, stuegang, operationsbooking og bestilling af laboratorieprøver.
  • Region Hovedstaden og Region Sjælland har samarbejdet om udvikling og implementering af Sundhedsplatformen.
  • Sundhedsplatformen blev implementeret gennem 5 implementeringsbølger fra maj 2016 til november 2017 på 14 hospitaler og sygehuse.
  • Sundhedsplatformen understøtter ca. 44.000 brugere og ca. 2, 5 mio. borgere.
  • Programmet, der havde ansvaret for udvikling og implementering, blev nedlukket efter sidste bølge.
  • Siden 2018 har et fælles tværregionalt direktørforum ’Vicedirektørforum for Sundhedsplatformen’ været ansvarlig for drift og udvikling af Sundhedsplatformen.
  • Drift og udvikling af Sundhedsplatformen er organiseret i de eksisterende It-organisationer i hhv. Region Sjælland og Region Hovedstaden.
  • Sundhedsplatformen er leveret af Epic.

Ambulatorier håndterer diagnosticering, behandling og opfølgning for ikke-indlagte patienter. Der er ambulatorier inden for alle de kliniske specialer dvs. medicin, ortopæd, psykiatri m.fl. I alt er der mere end 1.000 ambulatorier i Region Hovedstaden og Region Sjælland.

Taskforcens styregruppe bestod af 13 medlemmer.

Formandskabet for taskeforcen bestod af Peter Mandrup Jensen, vicedirektør på Nordsjællands Hospital, Lone Bjørklund, vicedirektør på Holbæk Sygehus og Kim Veber Carlsen, enhedschef for SP-anvendelse i Center for it, Medico og Telefoni, Region Hovedstaden.

Derudover deltog ledere fra ambulatorier og kvalitetsafdelinger fra Region Sjælland og Region Hovedstaden.