Og selvom jeg ved, at de laver et godt stykke arbejde til en fornuftig pris, begynder jeg at miste tilliden til værkstedet, mens jeg står og venter på at kunne køre hjem i min bil. Så nu er jeg efterhånden blevet til en temmelig nervøs kunde, der seriøst overvejer at skifte til et andet værksted.
Situationen fra værkstedet i Valby for ca. 10 år siden er et eksempel på, hvor let mangel på 5S skaber stressede situationer, et dårligt arbejdsmiljø, ringe produktivitet, masser af ventetid og risiko for tab af kunder.
Her er to tips til, hvordan du kan få 5S til at virke. Det ene handler om det første S (Sort), altså selve sorteringen. Det andet handler om det femte S (Sustain), altså om hvordan du fastholder 5S i en standard, og om hvorfor netop det femte S er så vigtigt for alt Lean arbejde.

Figur 2: ”Red Tag” med årsager, aktion, udløbsdato og ansvarlig for genstand.

Red tag

Vi forstiller os en situation, hvor du skal have 5S til at virke din virksomhed. Der er masser af 5S entusiasme, lige inden du starter workshoppen. I har på forhånd udvalgt et arbejdsområde, og I går i gang med det første S (”Sort” eller ”Sortér” på dansk). I fjerner alt fra området, som ikke skal bruges og sorterer resten. Det, der ikke skal bruges, smider I ud. Desværre opstår der hurtigt fire- fem forskellige problemer. 1. Problem: Nogle mener, at et specifikt værktøj bliver anvendt indimellem. Andre mener ikke, at det bliver brugt. 2. Problem: Denne reservedel repræsenterer en stor værdi, så den kan vi da ikke bare smide ud, selvom den ikke skal bruges. 3. Problem: Dette her værktøj er defekt, men det kan måske repareres. 4. Problem: Disse genstande tilhører ikke vores afdeling, så dem kan vi ikke bare smide ud. 5. Problem: Dette her skab har vi ikke selv grej til at flytte.
Nu bliver sorteringsøvelsen pludselig uoverskuelig, og det er lige præcis her, at det første S bliver svært, og der er risiko for, at andre opgaver pludselig bliver vigtigere. Men 5S entusiasmen aftager ikke, for du har på forhånd printet ”Red Tags” ud. Red Tags er A5 skemaer på rødt kopipapir. Du har desuden fået et område, hvor I kan placere Red Tag genstande. Området anvendes til alle de dele og emner, som I ikke bruger i den daglige produktion, men som I ikke har mod på at smide ud. I udfylder et skema for hver ”Red Tag genstand” og klistrer det på genstanden. Derefter flytter I genstanden til ”Red Tag området” med en årsag, en aktion, en forventningsafstemt udløbsdato og en ansvarlig for genstanden. Nu kan I så komme videre med 5S i området. Inden udløbsdatoen på de enkelte Red Tag genstande har de ansvarlige i din virksomhed taget stilling til, hvad der skal ske med disse genstande.

Audit

Et klassisk citat fra Taiichi Ohno, som stod i spidsen for Toyotas Production System, er: ”Whitout standards, there can be no Kaizen.” Det giver god mening. Fastholder I ikke jeres forbedring, jeres nye måde at arbejde på, jeres nye aftalte 5S adfærd, så falder effekten af forbedringen tilbage til det gamle. Eller som en deltager sagde på et Lean kursus hos PostNord: ”Det er ligesom en slankekur, der ikke bliver overholdt.” Og eksemplet er godt nok. Slankekuren er en forbedringsindsats. Hvis den ikke bliver fastholdt i en ny livsstil, så får kuren ingen effekt. Når I har sorteret, så I kun har det, I skal bruge, og I har sat værktøj, emner og andre genstande i orden, rengjort området og lavet visuelle standarder for hvordan området skal se ud, så er det tid til det femte S, som handler om at fastholde standarden. Det er nok det, der er langt det sværeste, for her er der ikke plads til kreativitet. Den må man gemme til den næste gang, når nye endnu bedre standarder skal skabes.
For at fastholde standarden kan I gøre, som en dygtig dansk industrivirksomhed ude i Taastrup. De auditerer alle områder hver uge med et skema, der svarer til figur 3, og de har det flotteste 5S, du kan forstille dig. Det er endda meget enkelt at anvende. Tjeklisten udfyldes fra top til bund. Tricket er her, at I ikke får en lang mangelliste. Der er kun en ting, der skal gøres. For auditøren stopper ved det første ”nej” svar. Antallet af ”ja” krydser divideres med 3, og det er resultatet af auditen. Hvis der for eksempel kan svares ”ja” på de første 3 spørgsmål, men der ikke kan svares” ja” til det fjerde spørgsmål, så er scoren 1S. Det kan fx være, at der er varer, der ikke står i afmærket område, som resulterer i et ”nej”svar. Næste gang der er audit fx dagen efter eller ugen efter, så bør det være løst. Først når der gennemføres en audit i området, hvor der kan svares ja til alle 15 spørgsmål, så er 5S overholdt.
På værkstedet i Valby, der ikke kunne finde mine nøgler, kom der hurtigt et nøglebræt op, og værkstedsordren blev placeret i en synlig mappe, ud for nøglen. Så nu hænger bilnøglerne i et ”afmærket område”. Det pågældende værksted har i mellemtiden vokset sig stort, og her er ryddeligt og pænt nu. Og jeg sætter pris på at være kunde her, men de har vist ikke etableret 5S audit endnu.

Figur 3: 5S Tjek liste der anvendes til ugentlig 5S audit på en dansk industrivirksomhed. Du kan rette listen til, så den passer til jeres virksomhed.