På trods af dusiner af gode Lean-bøger om værktøjer og metoder, masser af casebeskrivelser, samt dygtige Lean-specialister i virksomheder og konsulenthuse, står det centrale spørgsmål stadig tilbage: Hvordan skaber vi medarbejderdreven forbedringskultur? Der mangler ganske enkelt viden om, hvordan man integrerer forbedring i arbejdet, og hvordan man forankrer den kulturforandring, der skal til.
Denne artikel præsenterer et bud på, hvordan medarbejderdreven forbedringskultur kan gribes an, nemlig ved at sætte fokus på mellemledernes rolle, her bredt betragtet som afdelingsledere og første-linje-ledere. De er nemlig i en position, hvor de kan være nøglen til at integrere drift og løbende udvikling. Men det kræver, at de formår at skifte fokus fra at løse daglige problemer til i stedet at opbygge og facilitere forbedringssystemer, hvor det er medarbejderne, der lykkes med at skabe løbende forbedring.
Med udgangspunkt i et forskningsprojekt på en Novo Nordisk fabrik illustreres hvordan mellemlederne kan sættes i stand til at være nøglen til succesfuld forbedringskultur.
Mellemlederens faldgruber i forhold til forbedringskultur
Tid er den største mangelvare for de fleste ledere. I mellemlederens travle arbejde med at levere, så er hylden med tid til forbedring næsten altid tom. Ledere på det operationelle plan har travle hverdage, og ofte er den ultimative fokus at udføre de opgaver, der holder driften kørende. Deres arbejdsopgaver er mange og spændvidden stor: Rapportering af data, afholdelse af tavlemøder, håndtering af driftsproblemer, udviklingssamtaler med medarbejdere, koordinere ad-hoc opgaver, håndtere kvalitetssager, osv., osv. Dette kan opsummeres til en velkendt faldgrube, der står i vejen for at mellemledere kan drive forbedringskultur: Tiden bruges på drift.
Billede 1: Sammenhæng mellem driftssystem, operationelt- og taktisk forbedringssystem.
1. Faldgrube: Tiden bruges på drift
Mellemlederes tid udfyldes af driftsopgaver, og ofte foregår forbedringsprojekter kun som ekstraordinære aktiviteter adskilt fra det daglige arbejde.
Det kan ikke undgås, at der en gang imellem opstår problemer, det er nødvendigt at løse inden for mellemledernes ansvarsområder. Når lederen selv hovedkulds kaster sig over problemløsningen, bliver det ofte til kortsigtede løsninger, som vi kalder brandslukning. Derfor er mere proaktiv problemløsning blevet en del af mellemlederens opgaver, men ofte er formålet og ansvaret ikke tydeligt afklaret.
I Lean terminologi anvendes begrebet ’Genchi Gembutsu’, der betyder, at gå ud og få syn for sagen hvor det sker, kontra det at arbejde distanceret med sagen. Dette ideal leder dog ofte mellemledere til at overengagere sig i forbedringer på det operationelle plan. For en handlekraftig mellemleder kommer hurtigt til at engagere sig i de konkrete opgaver, såsom at flytte maskiner eller lige at ændre på en procedure. Dette kan opsummeres til endnu en faldgrube: Mellemlederens problemløsningsfokus bliver for operationel. Derved glemmer de at udvikle rammerne for, at deres medarbejdere selv kan løse problemerne. Ledernes vigtigste opgave burde være at gøre det muligt for deres medarbejdere at performe, også når det drejer sig om forbedringer.
2. Faldgrube: Fokus bliver for operationelt
Mellemlederne kommer til at fokusere på selv at levere de operationelle forbedringer og glemmer at udvikle rammerne for, at deres medarbejdere selv kan løse problemerne, altså det taktiske.
Når mellemlederne kommer til at fokusere på at løse de operationelle problemer selv, så giver det naturligt nok et yderligere pres på at optimere brugen af tiden. Når et problem opstår, kan det derfor friste at få det løst hurtigst muligt, snarere end at bruge det som anledning til dybere læring og bedre root-cause afklaring, så problemet ikke dukker op igen. Enhver forretningsudfordring er en oplagt anledning til medarbejderudvikling, hvis medarbejderne får støtte og coaching undervejs. Men når tiden er knap, kan dette glippe, og vi får dermed en tredje faldgrube: Mellemlederne fokuserer på kortsigtede resultater frem for læring og medarbejderudvikling.
3. Faldgrube: Resultater frem for læring
Mellemledernes rolle ved forbedringer er ikke forstået og klart defineret. Derfor drejes fokus mod at løse operationelle pro-blemer, fremfor at øge medarbejdernes forbedringskapabilitet gennem systemiske forbedringer.
Løsningen er et designet forbedringssystem
Så hvad er løsningen, når mellemlederens arbejde ofte er organiseret, så det leder til de tre faldgruber?
For at opnå succesfuld mellemledelse i en forbedringskultur må tre kriterier dermed gælde for løsningen: 1) Den skal skabe tid til forbedringsarbejde, så det ikke bliver opslugt af driften. 2) Den skal støtte mellemlederen i at skabe rammerne for forbedring, så det er medarbejderne der er udførende. 3) Den skal lægge op til langsigtet læring og medarbejderudvikling, ikke kortsigtet rationalisering.
Vores bud på en løsning er at designe et forbedringssystem, der understøtter mellemlederne i at undgå faldgruberne og at få frirum til at udvikle deres medarbejderes forbedringsindsatser. Med et designet forbedringssystem mener vi et gennemtænkt koncept for, hvordan forbedringsarbejdet udføres, støttes og udvikles.
En Novo Nordisk afdeling har de seneste år arbejdet målrettet på at skabe rammer og rum for at støtte mellemlederne i at skabe forbedringskultur. Ved at organisere et taktisk forbedringssystem, som de deltager i med en fast frekvens, får mellemlederne anledninger til at minde hinanden om, hvordan de undgår faldgruberne og muligheder for at koordinere forbedringsindsatser på tværs af ansvarsområder.
Etablering af et taktisk forbedringssystem hos Novo Nordisk
Igennem en 3-årig periode har Novo Nordisk – Device Manufacturing and Sourcing (DMS) – arbejdet med at engagere mellemledere i forbedringsarbejde gennem et designet forbedringssystem. Det omtalte forbedringssystem er delt i to niveauer: Et operationelt forbedringssystem, der foregår på daglige tavlemøder, problemløsningsmøder og i problemløsningsaktiviteter, og et taktisk forbedringssystem, der har til formål løbende at udvikle rammerne for det operationelle forbedringssystem. Mens der er et stort udvalg af litteratur om det operationelle forbedringssystem, så mener vi, at viden om hvordan et taktisk forbedringssystem kan designes, er mangelfuld, og netop det taktiske forbedringssystem kan være nøglen til at aktivere mellemledere i at skabe forbedringskultur. Billede 1 viser hvordan de to systemer kan anskues i forhold til den daglige drift.
Novo Nordisk DMS Production har de seneste år arbejdet med at etablere et taktisk forbedringssystem, baseret på deltagelse af alle afdelingens ledere, ud fra følgende tre guidende principper:
- Det taktiske forbedringssystem skal organiseres, så lederne kan få et frirum fra den daglige drift til at arbejde med forbedring.
- Lederne skal engageres i projekter, der forbedrer rammerne for medarbejdernes operationelle forbedringsarbejde.
- Lederne engageres ud fra deres individuelle styrker og lyst.
Dermed har DMS Production arbejdet målrettet på at skabe en fælles fokus blandt områdets ledere på at etablere medarbejderdrevet forbedringskultur, baseret på lyst frem for pligt.
Organisering af det taktiske niveau
Afdelingens ledergruppe får frirum til det taktiske forbedringssystem med jævne mellemrum. 4 gange om året samles alle lederne for at arbejde sammen en hel dag, kaldet DMS PS Day. På de dage afholdes workshops og deles viden, hvor ledernes opgave er at deltage aktivt i forbedringsprojekter. Derudover er to timer om ugen allokeret til at arbejde med projekterne, hvor interessenter kan være med eller uden en konsulent.
Billede 2: Projekttiden er de to ugentlige timer afsat til forbedringsprojekter, og DMS PS DAYs er fulde dage væk fra fabrikken, der bruges på workshops.
Inspiration til nye initiativer stammer dels fra ledernes egne behov, dels fra konsulenter og dels fra studieture og netværk. Men alle løsninger tilpasses DMS før de adopteres. Tilpasningen sker med udgangspunkt i princip nr. 2, og det kan kun lykkes succesfuldt, hvis medarbejderne er med til at designe forandringen.
To eksempler på taktiske forbedringsprojekter
Adskillelsen mellem det taktiske og operationelle forbedringssystem har gjort det muligt at undgå alle tre faldgruber. Det taktiske system sikrer nemlig fokus på, at udvikle rammerne for at medarbejderne kan lykkes med forbedring, i stedet for at lederne selv udfører alt arbejdet. Her er to eksempler på projekter foretaget på det taktiske forbedringsniveau.
MANAGER PARTNER UP
Dette projekt opstod på baggrund af hverdagens begrænsning, hvor det ikke var muligt for mellemledere at skabe tid til et afbalanceret arbejdsliv og samtidig overskud til at støtte medarbejderne i forbedringsarbejdet. Lederne reflekterede derfor over, hvordan de kunne løse dette. Efter en workshop kom en løsning: Ved at finde en partner og at opdele ledelsesrollen mellem en operationel rolle (Front office) og en administrativ rolle (Back office) kunne de optimere overskud og støtte i forbedringsarbejdet. Før havde de begge skulle løfte alle opgaver hele tiden, hvilket betød, at de ikke kunne nå, hvad de skulle. Løbende bliver de to rollers opgaver afstemt og holdt opdaterede på rollekort, som kan ses af billedet.
Billede 3: Ansvar for Back office rollen og Front office rollen. Dette er ikke en statisk eller generisk fordeling, men et udtryk for den situation, de to ledere stod i på det pågældende tidspunkt.
Denne løsning ledte både til større arbejdsglæde for lederne, mere effektiv ledelse på grund af færre daglige omstillinger og mere tilfredse medarbejdere, der fik bedre støtte og mere nærværende ledere. Medarbejdernes daglige problemløsning har fået bedre støtte efter at én leder er dedikeret til indsatsen i stedet for to, der ikke havde tid. Eksemplet her illustrerer, hvordan det at designe et taktisk forbedringssystem kan sætte fokus på at øge forbedringskompetencen på arbejdspladsen – i modsætning til kun at løse operationelle problemer. Derved minimeres risikoen for den anden faldgrube. Det taktiske niveau blev i dette tilfælde støttet af en intern konsulent, der faciliterede processer og hjalp med håndtering af praktiske opgaver, men initiativet og løsningerne kom direkte fra de implicerede ledere.
OVERLEVERINGSTAVLE
I lang tid havde en gruppe teknikere fulgt den samme overleveringsproces og anvendt samme tavle, der stammede fra en tid, hvor opgaverne var nogle andre. Under en DMS PS udviklingsdag gik det op for den ansvarlige leder, at opgavekompleksiteten var steget, og at den eksisterende overleveringsproces og -tavle ikke gav særlig gode muligheder for løbende forbedring. Han gik derfor i gang med at forbedre overleveringsprocessen sammen med udvalgte medarbejde. Medarbejderne fik fremstillet nyt træningsmateriale og trænede alle kollegaerne til en ny rolle, hvor medarbejderne bliver mere aktive i overleveringsprocessen. Derved kunne lederen træde ud af de operationelle processer og få øget tid til at coache, facilitere forbedringsarbejde og at støtte medarbejderudviklingen.
Dette eksempel viser, hvordan et taktisk blik for forbedringsprocesserne kan øge fokus på læring hos medarbejderne og dermed minimere risikoen for den tredje faldgrube.
Hvad skal der til for at komme i gang?
De ovenstående projekter kunne kun finde sted, fordi afdelingslederen havde fokus på at udvise tillid og at støtte mellemlederne i selv at forme deres forbedringer. Hvis afdelingslederen var faldet i faldgruben om udelukkende at fokusere på operationelle forbedringer, så var det taktiske niveau ikke blevet skabt. Udfordringen er, at mellemledere på alle niveauer både skal have øje for drift og udvikling. Det kan kun effektueres ved at understøtte medarbejderes initiativ og kreativitet. En løsning er at skabe et innovativt rum baseret på jævnlige møder, og dermed skabe tid til refleksion og forbedringsarbejde. Dermed kan et taktisk niveau skabes. Ledergruppen hos DMS Production fik undervejs i deres udviklingsrejse to erkendelser:
– Gennemførelse af forbedringsaktiviteter er lige så vigtige som afvikling af drift, og det er nødvendigt at træffe beslutning på ledelsesniveau om at give plads til begge dele. Samtidig skal der ikke bare lægges flere opgaver på paletten, det skal ske ved at skabe et rum med tid og plads til kreativitet og innovation.
– Roller og ansvar i de forskellige organisatoriske lag skal defineres i forbindelse med forbedringsaktiviteter, og alle skal bidrage der, hvor deres indsats giver størst værdi. Det betyder, at mellemlederne skal forstå, at deres ansvar for forbedringer både foregår på et operationelt og et taktisk niveau, og at sidstnævnte handler om at muliggøre og understøtte, at medarbejderne skaber forbedringer.
Mere læsning
Toyotas tilgang til ledelse er beskrevet godt i Liker og Convis bog The Toyota Way to Lean Leadership fra 2011. Hvis du er nysgerrig efter endnu mere viden om ledelse af det operationelle forbedringssystem, så giver Rother’s Toyota Kata fra 2010 praktisk indsigt. Den styrkebaserede tilgang til ledelse, som denne artikel har været meget inspireret af, er uddybet i Brun & Ejsings Styrkebaseret Ledelse fra 2010, som stærkt kan anbefales.
Jeffrey K. Liker & Gary Convis, The Toyota Way to Lean Leadership, MacGraw-Hill, 2011.
Pernille H. Brun & Mikkel Ejsing, Styrkebaseret Ledelse, Dansk Psykologisk Forlag, 2010.
Mike Rother, Toyota Kata – managing people for improvement, McGraw-Hill, 2010.
