Pdf-billedeNy undersøgelse viser, at det skaber succes i fjernarbejde at bruge simple agile elementer – også uden for softwareudvikling 

Under Corona pandemien har vi for alvor stiftet bekendtskab med fjernarbejde – på både godt og ondt. Mange har oplevet udfordringer, såsom nedsat produktivitet, blandt andet på grund af dårligere kommunikation, manglende motivation som følge af isolation, og øget stress, afledt af manglende rammer omkring arbejdsopgaver. Samtidig har mange andre erfaret store gevinster ved hjemmearbejde, såsom øget produktivitet, øget trivsel, grundet mindre socialt pres på arbejdspladsen, og nedsat stress niveau. Allerede før verden lukkede ned var fjernarbejde en stigende tendens, og alt tyder på, at den globale nedlukning har fasttømret fjernarbejde som en anerkendt arbejdsmåde. Derfor ses det som et must-win-battle at udvikle en arbejdsmodel, der maksimerer de positive og minimerer de negative konsekvenser. Elementer fra agil kan være svaret. Især brugen af værktøjet Scrum Board, hyppige og velstrukturerede koordineringsmøder samt inddeling af arbejde i mindre, fokuserede sprints, lader til at skabe en positiv effekt. 

Selvom en af årsagerne til de blandede erfaringer med fjernarbejde er, at medarbejdere har forskellige præferencer, spiller tilgangen til virtuelt arbejde en betydelig rolle, når det kommer til effektivitet og trivsel. Forskning konkluderer, at hyppig interaktion, gennemsigtighed i arbejdsopgaver samt klare mål er nøgler til at skabe succes i virtuelle teams. Disse elementer er alle repræsenteret i den agile metode Scrum. Det gør det relevant at spørge om, hvorvidt brugen af agil projektledelse styrker fjernarbejde på trods af, at face-to-face kommunikation er understreget som essentielt i det agile manifest.  

Agil – kort fortalt 

Agil handler om at udføre projekter i iterative cykler med høj intensitet og fokus på at løse aftalte opgaver. Scrum er den mest brugte metode, som består af definerede ceremonier (mødeformer), roller, og artefakter (værktøjer).  

I Scrum opdeler teamet arbejdet i mindre ”sprints” på 2-4 uger. Hvert sprint starter med et planlægningsmøde og slutter med et demomøde, hvor teamet præsenterer deres arbejde for hinanden og for vigtige stakeholders. Teamet mødes hver eller hver anden dag for at koordinere, hvilke opgaver der skal laves, og for at afklare, om der er problemer, der skal løses på tværs af fagligheder. Hver eller hver anden dag opdaterer teamet et Scrum Board, hvor arbejdsopgaver er defineret, og hvor de rykkes fremad efter status ”skal laves”, ”i gang” eller ”færdig”. Scrum Boardet indeholder kun opgaver, der hører til det igangværende sprint, som er blevet defineret på planlægningsmødet.  

Teamet er selvstyrende, og i stedet for en klassisk projektleder faciliteres processen af en Scrum Master, og prioritering af opgaver bestemmes sammen med teamet af en kvalificeret produkt-ejer fra forretningssiden.  Efter hvert sprint mødes teamet til et retrospektiv (møde), hvor man diskuterer samarbejdet i det netop gennemførte sprint, og muligheder for forbedring. 

Agilt fjernarbejde i praksis 

Et nyt studie, baseret på syv cases fra nordiske virksomheder inden for både produktion og software, som har benyttet Scrum under nedlukningen i 2020, bekræfter, at agile elementer forbedrer både effektivitet og trivsel i teams, hvor medlemmer er helt eller delvist hjemsendte. De syv cases, baseret på kvalitative interviews med medarbejdere, er spredt over tre større virksomheder.  

  • Virksomhed A, 20.000+ medarbejdere, to cases (en software, en hardware) 
  • Virksomhed B, 1.000+ medarbejdere, tre cases (software) 
  • Virksomhed C, 20.000+ medarbejdere, to cases (hardware) 

Udover at virksomhederne havde hjemsendte medarbejdere under Corona pandemien, arbejdede seks ud af syv deltagere også med geografisk spredte teams. Det betød, at de allerede før hjemsendelsen havde erfaringer med, at alle team medlemmer ikke kunne sidde fysisk sammen.  

Alle deltagere var enige i, at brugen af agil har haft en direkte positiv indflydelse på effektivitet og trivsel i perioden med nedlukning, og flere vil opretholde den virtuelle metode og fortsætte med hjemmearbejde i fremtiden.  

Alle deltagere i studiet benyttede Scrum-modellen med tilhørende roller, ceremonier og artefakter.  Strukturen hjalp til en bedre kommunikation, og det skabte både højere effektivitet og bedre trivsel hos team medlemmer.  

”Ja [agile metoder har opretholdt vores effektivitet red.], fordi med den måde, og specielt med Scrum, kan man arbejde fra hele verdenen. Du får, hvad du kan forvente af ceremonier, roller og artefakter, og det fungerer, som det skal, også virtuelt… jeg kan ikke se en anden måde [at få succes med fjernarbejde red.]” 

Brugen af Scrum giver deltagerne en øget rolleklarhed, hvilket har en positiv effekt på trivsel. Samtidig er der et klart overblik over hvilke opgaver, der skal laves, og der er en fast struktur omkring møderne. Det er en stor hjælp i digitalt samarbejde, hvor det ikke er muligt at aflæse hinandens kropssprog eller prikke en kollega på skulderen.  

Møder og struktur:  

Først og fremmest blev det understreget i studiet, at korte, hyppige møder hver eller hver anden dag har en stor positiv effekt. Det skaber god koordinering og gennemsigtighed i arbejdsopgaver, og det sikrer, at alle ved, hvad de skal lave. Det øger motivationen og effektiviteten. Desuden udgør hyppig kontakt en vigtig social faktor, hvor medarbejderne kan bevare følelsen af at være med i teamet på trods af, at de sidder isoleret. 

Engagementet øges yderligere ved at inddele arbejdet i tidsbegrænsede sprints på 3-4 uger. På den måde kan teams og individer planlægge løbende og sætte kortsigtede og konkrete mål.  

Retrospektiv hjælper teamet med at justere deres adfærd – ikke kun i forhold til den agile proces, men også i tilgangen til det virtuelle samarbejde. Det hjælper både effektivitet og trivsel, da medarbejdere sammen kan snakke om, hvad der fungerer, og hvad der ikke fungerer i deres specifikke situation.  

Facilitering af mødeformerne online stiller krav til, at facilitatoren (Scrum Masteren) er mere opmærksom på at komme rundt til hele teamet og sikre, at mindre højtråbende deltagere høres og giver deres input. Det nævnes af flere deltagere i studiet, at introverte personligheder var markant mere tilbøjelige til at komme med input under hjemsendelsen, grundet færre afbrydelser og mere struktur som følge af den digitale mødeform.  

Værktøjer  

Scrum Boardet skaber et detaljeret overblik over, hvilke opgaver der arbejdes på, og hvad man kan gå i gang med, hvis man er færdig med en opgave. Alle på teamet, uanset hvor de er, kan tilgå boardet når som helst, og det skaber igen stor gennemsigtighed i arbejdsprocessen.  

Scrum Boardet viser også en liste over opgaverne, så det er nemt at uddelegere og have et overblik, der sikrer, at alle er i gang med relevante opgaver. Det skaber struktur og klarhed for både ledere og medarbejdere, og det er nemmere at snakke om fremskridt og problemer i de enkelte opgaver, hvilket er en stor fordel, specielt i fjernarbejde. 

Traditionelt set er et Scrum Board et fysisk værktøj, som teamet har hængende på væggen. Studiet peger på, at digitale Scrum Boards i programmer som Miro, Jira, eller Microsoft Teams løste opgaven ved at kunne deles blandt hjemsendte medarbejdere, og at boardet også var nemt tilgængeligt for alle på tværs af lande og tidszoner.    

”Og så tror jeg, at jeg vil holde fast i de Miro (virtuelle) boards, vi har, i stedet for at begynde at have noget hængende fysisk – hvorfor skulle man begynde på det? Her har alle adgang til det, altid lige meget hvor du er, så jeg tror aldrig, at jeg kommer tilbage til at have posters hængende på væggene, fordi vi kan gøre nøjagtig det samme her, og det gør igen det, at dem, der er eksterne, de er med på en helt anden måde.” 

Der blev nævnt en negativ konsekvens af at have virtuelle Scrum Boards, relateret til den motivation og positive energi, der kan være i den fysiske handling at rejse sig og flytte en opgave fra ”i gang” til ”færdig”. Den mangler, når det hele foregår på skærmen. Det er en generel problematik i virtuelt arbejde: Energien fra at være fysisk samlet udebliver, og der skal arbejdes på metoder, der kan kompensere for det. Den optimale løsning for mange er at have mulighed for at arbejde hjemme nogle dage om ugen, og så være på et kontor med kollegaer andre dage. Dog viser studiet ingen tegn på, at teamet behøver at mødes fysisk, så længe de har dannet relationer til hinanden før projektstart og har en klar struktur for projekt eksekvering.  

Dilemma: Fleksibel vs. agil 

Et dilemma ved at indføre agile metoder i fjernarbejde er, at den faste struktur kompromitterer den fleksibilitet, som fjernarbejde ellers kan give. Nogle mennesker kan bedst lide at arbejde i de sene aftentimer, og andre tidligt om morgenen. En af de store, dokumenterede fordele ved fjernarbejde er netop muligheden for, at medarbejdere ikke bare arbejder, hvor det passer dem, men også hvornår det passer dem. Ved at have fælles møder, hvor alle skal deltage, kan fuld fleksibilitet ikke opnås.  

Scrum kræver faste møder, hvor hele teamet deltager, og manglende deltagelse betyder lavere kvalitet i arbejdet og i værste fald, at beslutninger ikke kan træffes og må vente.  

For at imødekomme fordelen ved fleksible arbejdsdage bør de faste møder tilrettelægges, så der skabes mulighed for at eksekvere arbejdet inden for et tidsrum/en periode, så det ikke nødvendigvis er fastlagt til specifikke tidsrum på dagen. Der er naturligvis opgaver, som kræver synkront arbejde, og som må prioriteres på bekostning af fleksibilitet.  

Fuld fleksibilitet kan for nogen medføre overarbejde og stress, fordi arbejdet altid er tilgængeligt derhjemme, så skillelinjen mellem arbejde og fritid dermed bliver sløret. Her bliver de faste møder en metode til at fastholde struktur og socialt tilhør, som kan hjælpe medarbejdere med at overholde deadlines og undgå følelse af isolation. Nogle vælger derfor demokratisk at starte med morgenmøde klokken 8 og sige tak for i dag og lukke computeren på et ”gå hjem” møde klokken 16.  

Det er meget individuelt, om det er fleksibilitet, fast struktur eller noget midt imellem, der virker bedst for et team. Derfor ses det som et vigtigt – men også svært – dilemma at balancere, og det er vigtigt at have en løbende dialog omkring emnet.  Det væsentlige er, at struktur og fleksibilitet diskuteres åbent, og at der eksperimenteres med forskellige former i takt med, at team og opgaver udvikler sig.  

Undersøgelsen peger på, at fordelene ved en agil struktur i fjernarbejde er bedre end total fleksibilitet, både for trivsel og effektivitet. 

”Jeg synes virkelig, at det agile har vist sin styrke, fordi man har daglig kontakt. Man har daglige møder, og så kan man arbejde noget, og man har ro til det, og så har man lige et afslutningsmøde eller status, så altså de fleste har været i kontakt med arbejdet flere gange om dagen.” 

Sådan kommer du i gang  

Undersøgelsen viser, at de agile elementer kan bruges som et redskab til at forbedre fjernarbejde i flere dimensioner. Det tyder på, at elementerne kan benyttes, selv om teamet ikke kører agilt i forvejen, og selv om man ikke beskæftiger sig med software eller udvikling. Her er fem gode råd til at komme i gang med agilt fjernarbejde – også hvis du ikke kender til agil i forvejen.  

  1. Sørg for, at du har et afgrænset team/gruppe, som har gavn af at sparre med hinanden. Det anbefales, at teamet mødes fysisk hver 2.-3. måned for at opretholde og etablere gode, personlige relationer. Det styrker samarbejde og trivsel.
  2. Læs om Scrum metoden og udvælg de agile elementer, der giver mening at implementere. Hold dig til det basale og start med det. Du kan altid efterfølgende grave dybere i den agile metode.
  3. Udpeg en facilitator til arbejdsprocessen (det kan også være dig selv). Ved møder er det vigtigt, at alle deltagere har kamera på, samt at alle er enten online eller fysisk til stede (blandede møder er ikke anbefalet).
  4. Definér i samarbejde med teamet et sæt klare regler og forventninger til, hvordan processen skal forløbe. Det er vigtigt, at alle føler sig trygge i arbejdsprocessen, og det er også vigtigt, at der er mulighed for at snakke uformelt på trods af, at alle møder er virtuelle.
  5. Lær hen ad vejen. Selv om vi alle har fået erfaring med fjernarbejde, er det vigtigt at huske, at det er krævende at implementere nye tiltag, og løbende justering skal ses som en styrke.  

Hvis du vil læse mere, er et udvalg af relevante artikler samt hele afhandlingen omkring agil i fjernarbejde angivet nedenfor: 

Læs hele undersøgelsen: How Remote Work Affects the use of Agile Methodologies in Product Development, 2021 (Nicoline Hvidt, Supervised by: Kasper Edwards) 

 http://production.datastore.cvt.dk/oafilestore?oid=605dcf2dd9001d01665304f5&targetid=605dcf2dd9001d01665304f7 

Agil 

Agile Stage-Gate for Manufactures – Changing the ways New Products are Developed, 2018 (Robert G. Cooper and Anita F. Sommers) 

Evaluating the Agile-Stage-Gate Hybrid Model: Experience From Three SME Manufacturing Firms, 2020 (Kasper Edwards et. al.) 

Agile Manifesto, https://agilemanifesto.org/ 

Scrum Guide, https://scrumguides.org/scrum-guide.html  

Fjernarbejde 

The Advantages and Challenges of Working Here, There, Anywhere, and Anytime, 1999 (Nancy B. Kurland & Diane E. Bailey) 

An exploration of the psychological factors affecting remote e-worker’s job effectiveness, well-being and work-life balance, 2013 (Christine A. Grant et al.)