Er sourcing-/indkøbsafdelingen i kontrol, eller er den passiv tilskuer i krisetider?

 

Hos ZILLION Consulting Group (ZCG) ser vi krisetider som en unik mulighed for at lave besparelser og samtidig styrke Sourcing/Indkøb området.

De seneste år har mange virksomheder stået over for stigende indkøbspriser, drevet af eksterne faktorer som energikriser, krigen i Ukraine, inflation og højere råvarepriser. Mange følte sig som passive tilskuere uden en klar handlingsplan for mulige modtræk.

ZILLION har hjulpet adskillige virksomheder med at vende tilbage til besparelsessporet og (re)definere deres Sourcing-strategi for at sikre både kortsigtede resultater og langsigtede gevinster.

 

”Vi må stoppe denne negative udvikling på indkøbspriserne! Hvad gør vi nu?”
Denne sætning opsummerer meget godt de indledende dialoger, vi hos ZILLION Consulting Group har haft med CEO’er og CFO’er i flere virksomheder de seneste år.

I ZILLION arbejder vi både med de taktiske og strategiske aspekter, når vi tilgår indkøbsbesparelses opgaver inden for Sourcing og indkøbsområdet. Vores mantra er, at alle løsninger skal være praktisk anvendelige i virksomheden.

ZILLION tilgang:
1. Kontrol på kort sigt: Vigtig fokus på den korte bane er at stoppe de stigende omkostninger, der er ude af kontrol. Dette kræver grundige dataanalyser, tilbageblik på prisstigninger og forberedelse af leverandørforhandlinger, så de kan gennemføres effektivt og målrettet.

2. Langsigtede synergier:
Vi fokuserer på at skabe stærke samarbejder mellem den aktuelle virksomhed og dens nøgleleverandører. Samtidig implementeres processer, relevant KPI-målinger, rutiner og initiativer, der sikrer langsigtede besparelser, som gavner både virksomheden og leverandørerne.

3. Kompetenceudvikling:
For at sikre, at indsatserne fortsætter efter endt samarbejde, hjælper vi med at opbygge kompetencer i organisationen. Det gør, at resultaterne bliver vedvarende og skaber værdi længe efter, at ZILLION er færdig med opgaven.

Besparelsesfokus og forhandlinger – taktiske aktiviteter
Første skridt er at få stoppet den negative udvikling og vende prisstigninger til prisreduktioner. At starte med besparelsesforhandlinger er ’proptrækkeren’ der igangsætter handling og mobiliserer de rette nøglepersoner i virksomheden.

I denne artikel bruger vi en case virksomhed til at illustrere de metoder og tilgange, vi anvender hos ZILLION.

Case Virksomhed
• Virksomhedstype: Handelsvirksomhed med 415 aktive leverandører.
• Produktportefølje: 14 Kategori-I grupper med 89 underliggende Kategori-II niveauer.
• Råvarepåvirkning: 7 primære råvarekategorier (Commodity Groups), hvor prisudviklingen afhænger af globale markedsbørsers prisindeks.
• Leverandørstruktur: 75% af virksomhedens samlede indkøb foretages hos leverandører i Kina.
• Prisudvikling: Top-20 leverandører stod for 48% af den samlede netto indkøbsprisstigning.

Nedenstående figur viser de vigtigste initiativer og analyser på operationelt og taktisk niveau i forbindelse med case virksomhedens top-100 leverandører.

Fig. 1. Overblik over analyser brugt ifm. case virksomheden

 

Disse analyser er brugbare uagtet hvilken industri og virksomhed, du befinder dig i. Analysefokus og indsats kan dog være ret forskellig afhængig, af branche og markedsdynamikker.

Blot for at illustrere en af analyserne, som er brugt i forhandlingsøjemed, er der i nedenstående figur vist indkøbsprisvarianser (Purchase Price Change) data sæt for en råvaregruppe (Commodity Group).

Fig. 2 Indkøbspris varianser (Purchase Price Change) data sæt for Commodity A

 

På basis af virksomhedens indkøbsdata kan der for hvert produkt laves en graf over faktiske indkøbspriser over tid (Mørkeblå graf). Den sammenholdes så med, hvordan Commodity prisindekset har udviklet sig over samme periode (orange graf).

I dette eksempel ses det, at commodity priserne i perioden september 2021 til marts 2022 er steget, og det har utvivlsomt været leverandørens argument for at hæve prisen. Når commodity priserne så igen er faldet fra maj og fremefter, har leverandøren ikke reduceret priserne igen over for case virksomheden. Indkøbspriserne forblev høje. Forskellen mellem indkøbsprisindekset og Commodity indekset er et vigtigt data sæt i forhandlingen, og målet er at få lukket Gap’et mellem de to grafer.


Kulturel indflydelse i forhandlingerne

Når der forhandles på tværs af grænser, kan kulturelle forskelle hæmme forhandlingsprocesser, og det kan føre til misforståelser. I værste fald kan disse forskelle forhindre, at omkostningsbesparende mål nås. Vellykkede tværkulturelle forhandlinger kræver en dyb forståelse af modpartens forhandlingskultur. Kendskab til disse kulturelle nuancer er afgørende for succes.

I den pågældende virksomheds tilfælde var det vigtigt at forstå og navigere i kulturelle forskelle. Med en leverandørbase hovedsageligt i Kina viste ZILLION-konsulentens omfattende kulturelle erfaring sig uvurderlig for at sikre optimale forhandlingsresultater.

Derfor fik ZILLION-teamet både tilliden og mandatet til udførelsen af ca. 90% af forhandlingerne.

I kinesisk kultur er øverste chef (CEO) i en organisation en vigtig figur i forhold til, hvordan dansk kultur anskuer CEO-rollen. At en CEO deltager i et møde, understreger i en kinesisk kultur vigtigheden og respekten for leverandøren i det givne møde.

For de 20 største kinesiske leverandører, især dem der var identificeret som strategisk vigtige, blev CEO’en derfor involveret i forhandlingerne. Detaljerede manuskripter til CEO’en blev udarbejdet før hver forhandling. De dækkede aspekter som, hvad han skulle sige / ikke sige i intro og afslutning, toneleje, kropssprog og mimik igennem mødet. CEO’en blev efterhånden så dygtig, at han deltog i flere forhandlinger, end oprindeligt planlagt.

Og resultatet taler for sig selv. Meget fornuftige besparelsesprocenter og øvrige gevinster, så som betalings- og leveringsbetingelser og bonusordninger blev opnået hos størstedelen af de strategiske kinesiske leverandører. Og dette var endda på et tidspunkt hvor Kina oplevede en eksplosiv inflation, samt stigende lønninger på nationalt niveau.


Opgradering af værktøjskasse, rutiner og processer

Meget ofte er der dybereliggende årsager til, at en virksomhed ikke får sikret gode rutiner og processer omkring indkøbsbesparelser. Organisationen har ikke den nødvendige tid, besidder måske ikke evnerne, processerne, værktøjerne eller har lyst til at igangsætte forhandling med leverandører.

Det kræver grundigt arbejde at sikre besparelser i det fremadrettede arbejde med indkøbspriser. Der skal fakta på bordet til at vurdere den nuværende performance, og hvor der skal sættes ind med forbedringer. Virksomheder har typisk data til rådighed, men ved måske ikke altid, hvordan de skal udnytte disse effektivt.

For case virksomheden var løsningen at implementere KPI’er for at måle besparelser og performance hos nøgleleverandører. Disse KPI’er fokuserede på finansielle, kommercielle, og operationelle løbende forbedringer, og det hjalp med at identificere områder, der kunne forbedres.

Fig. 3. Indkøb / Sourcing KPI’er implementeret i case virksomheden

 

Big data analyserne gjorde det tydeligt, hos hvilke leverandører der skulle forbedres.

Efterfølgende fik hver Category Manager til opgave at udarbejde en plan for, hvordan der skulle bidrages med yderligere besparelser for udvalgte kategorier og leverandører – herunder også en plan for reduktion af antal leverandører inden for kategorien. Planerne fik dernæst mål for, hvad der skulle realiseres på den korte (1 år) og lange bane (3 år).


Træning og opgradering af kompetencer i organisationen – strategisk fokus

I ZILLION kigger vi ofte på behovet for et kompetenceløft i organisationen i tillæg til analyse- og forhandlingsarbejdet.

I tilfældet med den aktuelle case virksomhed, så var der fokus på at opgradere Category Management Organisationen som en helhed, men også på individuelt niveau. Holdet omfattede både erfarne kolleger og nyere medarbejdere. Målet var at etablere fælles mål for teamet, samtidig med at den enkelte Category Manager fik et kompetenceløft på specifikke områder, hvor dette var ønsket/påkrævet.

Også den nyudnævnte leder blev trænet og støttet med rådgivning. Her var fokus på at tillære taktikker og strategier, der er på forkant med leve-randører, som overvejer prisstigninger.

Derudover hjalp implementeringen af et Sourcing Årshjul med at strukturere virksomhedens årlige aktiviteter.

Fig. 4. Eksempel på Sourcing Årshjul implementeret i case virksomheden for strategisk leverandør

 

Opsummering – hvordan flytter virksomheden sig fra at være reaktiv til at komme i kontrol?
Der er ikke et entydigt svar på, men det er vigtigt at handle proaktivt, før omkostningerne galoperer i den forkerte retning.

Opskriften til at realisere store besparelser på den korte og lange bane kan være mange – hver virksomhed har sin egne specifikke udfordringer.

I en travl hverdag i indkøbsafdelingen, er der sjældent tid til systematisk indkøbspristjek. Det er derfor så utroligt væsentligt at have en fast proces med KPI’er og løbende systematisk opfølgning på indkøbspriser i hver kategori.

I den beskrevne case forvandlede virksomheden sig efter fire måneders fokuseret indsats til en fremsynet, sammenhængende organisation. De ansvarlige Category Managers blev proaktive i forhold til at håndtere prisstigninger og levere besparelser og forbedringer på tværs af deres kategorier. Værktøjer som dataanalyser, KPI-målinger og nye rutiner er nøglen til succes.

Men det stopper ikke der, for ambitionen er at etablere et endnu tættere samarbejde med top-leverandører indenfor produktudvikling og nye samarbejdsprincipper.

Fig. 5. Kortsigtet og langsigtet Initiativer igangsat og implementeret hos case virksomheden, som arbejder hen imod et tættere strategisk sammenspil med vigtigste leverandører

 

At komme til et stadie af kontrol, betyder ikke at en masse initiativer skal søsættes for at få flyttet en virksomhed fra at være reaktiv og ad hoc, til at være strategisk styret. Vigtigst af alt er det at få etableret planer, som kan blive anvendelige i praksis internt i virksomheden. Eksternt skal der være fokus på skabe at win-win relationer med sine nøgleleverandører.

Vi håber, at denne artikel har inspireret til at arbejde mere systematisk og struktureret med besparelsesinitiativer i jeres virksomhed.

 


Forfatter: Thomas Kjeldsen

Thomas Kjeldsen er på tredje år konsulent og partner hos ZILLION Consulting Group. Han bringer 18 års erfaring fra globale funktionelle og projekt/program lederroller, med fokus på Supply Chain, Distribution, Sourcing og B2B Customer Service på tværs af forskellige brancher.
Thomas har studeret i Holland og har tilbragt halvdelen af sin karriere i udlandet, primært i Kina og Asiatiske lande, og det har givet ham uvurderlig international og multikulturel erfaring.
Fokus er lige nu rettet mod ESG- og bæredygtighedsdags agendaen, og han har gennemført en MBA i Bæredygtighed (Sustainability Management).

 

 

Forfatter: Birgit Bæk Thomsen

Birgit Bæk Thomsen er på fjerde år partner hos ZILLION Consulting Group og er desuden aktiv i en række bestyrelser. Birgit har mere end 25 års erfaring med E2E Supply Chain Management i en global kontekst, og har tidligere i sin karriere bestridt poster som Supply Chain direktør i større virksomheder. Derudover besidder Birgit kompetencer inden for strategiudvikling/implementering samt organisationsudvikling.