Lean tavler til drift og udvikling

Lean er i større eller mindre grad måden, der arbejdes på i mange danske og internationale virksomheder. Det, der er fascinerende ved Lean, er, at metoderne er så relativt enkle. Samtidig skaber metoderne et hav af muligheder for den enkelte leder og medarbejder, for teamet, for samarbejdet på tværs, for hele virksomheden og for virksomhedens kunder og leverandører. Et eksempel er korte Lean tavlemøder med fast frekvens. Tavlemøderne er en effektiv måde at styre en proces på. Det kan være en driftsproces, hvor der er behov for at følge op på, at teamet er on-track med de forskellige opgaver. Det kan også være en kreativ udviklingsproces, hvor flere organisatoriske enheder samarbejder om et nyt produkt.

Tavlemøder til problemløsning hos Coloplast

Det kan også være en problemløsningsproces, hvor deltagerne står foran tavlen og har deres opmærksomhed rettet mod det, der sker på tavlen, mens teamet i fællesskab arbejder med at løse et helt konkret problem. Eller som Johnny Christensen, som er udviklings og implementeringsspecialist hos Coloplast, udtrykker det: ”Det er vildt stærkt at arbejde med tavlerne. Jeg har personligt aldrig troet på, at det kunne gøre en forskel, men efter at have brugt det i mere end et år, så er jeg blevet overbevist. Jeg kan blot nævne en af styrkerne ved tavlemødet. Når man er i rollen som facilitator, er det nemt at flytte fokus hen på processen, hvis der kommer diskussioner, som går på enkeltpersoner. Så tavlen, kombineret med fokus på processen, er det, der gør det super at arbejde med.”
En anden fordel, som kan betyde meget for det daglige samarbejde, er, at deltagerne har fokus på at se, hvad der sker på tavlen. De slipper altså for at skulle kigge hinanden ind i øjnene, som ved et traditionelt møde rundt om et bord. Virksomhedens formelle og uformelle hierarki bliver på den måde mere eller mindre sat ud af spil. Måske er det netop det, som gør det nemt at holde fokus på at løse et konkret problem på et tavlemøde?

Obeya hos Toyota– Lean tavler samlet i et ”war room”

En del større danske virksomheder, som fx Lego, Linak og Syd Energi anvender Obeya rooms – som er et japansk ord for ”War Room”. Her er Lean tavlerne samlet i et område og placeret side om side.
Tavlerne kan indeholde mange forskellige informationer som for eksempel porteføljestyring af projekter, projektplaner, målstyring, problemløsning etc. Tavlene giver samlet set et detaljeret og opdateret overblik over virksomhedens processer. Et tavlemøde i et Obeya room giver rum for en detaljeret opfølgning og dialog om virksomhedens drift.
Eller rummet kan også være designet til at skabe samarbejde og kreativitet om et større udviklingsprojekt. Her kan både designafdelinger, produktion og salg deltage om udvikling af et nyt produkt. Toyota er kendt for at anvende Obeya på denne måde og for at kunne udvikle en ny bilmodel på omkring 20 måneder, hvor andre fabrikker typisk anvender omkring 36 måneder.

iObeya hos Peugeot og Citroen – elektroniske Lean tavler på en touch skærm

Julien Revel fra den franske IT virksomhed KAP IT fortæller: ”PSA koncernen, som fremstiller bilmærkerne Peugeot og Citroën, anvender ligesom Toyota visuelle Lean tavler og Obeya rooms. Men KAP IT har i samarbejde med PSA udviklet iObeya, som er en elektronisk browser- baseret udgave af Obeya konceptet.”
Julien forklarer: ”Der er flere årsager til at PSA nu anvender iObeya rooms. Den væsentligste årsag er nok behovet for at kunne samarbejde visuelt til et tavlemøde på touchskærme i realtid på tværs af PSAs fabrikker. Fabrikkerne er placeret i stort set hele verden. Så derfor betyder iObeya at der spares en masse rejseaktivitet og en masse telefonsamtaler. Men det kræver at man på det elektroniske tavlemøde på tværs af fabrikkerne får samme dynamik, som det der opnås på et traditionelt tavlemøde. Så det at konvertere handler både om træning i IT værktøjet og i at forstå rollerne, når der samarbejdes på elektroniske tavlemøder”
”En anden årsag til transformationen hos PSA er, at mange yngre medarbejdere hos PSA simpelthen foretrækker at arbejde digitalt. De bryder sig ikke om at arbejde med post-its. En tredje årsag er manglen på vægplads. Der er simpelthen ikke lokaler nok, og når der bygges nyt, er det ofte med glasvægge, som ikke egner sig som Obeya rum.”
”KAP IT har sammen med PSA konverteret ca. 1.500 Obeya rum til iObeya. Det har taget nogle år. Men jeg vil tro, at vi vel i praksis har konverteret 300 Obeya rum til iObeya om året hos PSA” forklarer Julien. Så det må have været en stor opgave”
KAP IT udviklede således i første omgang iObeya til PSA koncernen, men produktet er senere implementeret i en mere end 100 virksomheder bl.a. Renault, Volvo, Airbus, ABB og HOFOR.
iObeya hos HOFOR – elektroniske Lean tavler på touch skærm og på mobile enheder
Vand Ledningsdrift, som holder til på Islevbro Vandværk i Rødovre, var de første hos Københavns Energi, som afholdt planlægningstavlemøder på et SMART BOARD, som er en stor touch skærm. Tidligere havde de anvendt en traditionel Lean planlægningstavle. Da Københavns Energi blev fusioneret med 7 omegnskommuners forsyningsselskaber i HOFOR, og Vand Ledningsdrift nu skulle servicere et langt større ledningsnet, begyndte serviceteknikkerne at møde direkte ude på opgaverne og på at spise frokost i bilerne. Derved blev tiden brugt på kørsel reduceret, men det blev svært at holde den elektroniske planlægningstavle opdateret, da man kun kunne være logget ind én ad gangen. Derfor blev iObeya indført, hvor alle teknikere kan opdatere samtidig, på lap-top, tablet eller Smartphone. Der blev også lavet aftaler om røde og blå opgaver. Hvis én teknikker er på en rød opgave, så skal planlægningen undgå at kontakte teknikeren, også selv om der opstår en akut lækage et andet sted på vandnettet. Dette har reduceret antallet af forgæves telefonopkald markant.
Senere er iObeya også blevet sat op til teknikkerne i Fjernvarmeforsyningen, som servicerer Københavns fjernvarmenet. Her er der også stor tilfredshed med iObeya. Eller som Bo Jensen Møller, der er fjernvarmenettets sektionsleder, udtaler: ” Hver fredag holder vi tavlemøde med iObeya på de to distrikter i Tietgensgade og på Lygten, hvor vi følger op på sidste uges opgaver og gennemgår planen for den kommende uge. Fordelen ved iObeya er, at det er nemt at anvende for gutterne, og da alle har adgang samtidig, er den elektroniske planlægningstavle stort set opdateret hele tiden. Det var den elektroniske Lean tavle ikke altid tidligere, da vi kun kunne være én bruger på ad gangen.”
Og Lars Jonas Larsen, som er maskinmester i Fjernvarmeforsyningen, Lean koordinator og iObeya superbruger, tilføjer: ”Senest har vi lavet materielstyring i iObeya. Her kan man til enhver tid se, på hvilken af vores fire lokationer vores materiel er placeret. Gutterne skal så bare huske at markere på iObeya tavlen, hvis de for eksempel har taget en trykprøvevogn. Derved har vi altid tjek på, hvor vi har vores materiel”

iObeyas begrænsninger

iObeya er som sådan ikke udviklet som et egentlig planlægnings- og ressourcestyringssystem, også selv om der i den seneste version er indført noget opgavestyring. IObeya er grundlæggende baseret på grafiske elementer. Derfor er iObeya ikke velegnet til opsamling af Big Data, som også er et element i Industry 4.0. Men hos HOFOR er der ved at blive implementeret et Enterprise Asset Management system på tværs af forsyningsområderne. Det er udviklet af Dynaway og er koblet op med HOFORs regnskabssystem. Dette system vil til gengæld være meget velegnet til opsamling af Big Data, som så senere kan bruges til at optimere forsyningernes vedligeholdelsesplaner, komponentvalg m.v. Og på et tidspunkt vil der også komme en Lean planlægningstavle til EAM Dynaway.
En anden begrænsning er, at i et Obeya rum kan du se mange tavler på én gang, og derved kan du danne dig et overblik på samme måde, som hvis du laver et mind-map. Med iObeya kan du i princippet kun se én Lean tavle ad gangen, selv om du nemt kan navigere fra en tavle til en anden.

Basis for netværksgruppe for erfaringsudveksling med elektroniske Lean tavler?

Ambu, som vandt dette års supply chain pris, og SOS vikar var for nylig på inspirationsbesøg hos HOFORs fjernvarmeforsyning, hvor de fik en iObeya demonstration. Bo Nielsen, som er Ambus Operations Improvement Manager, blev inspireret til at forsøge sig med on-line Value Stream Mapping i flere forskellige lande, og SOS Vikar blev inspireret til at lave on-line tavlemøder på tre lokationer samtidig. Så selv om iObeya har begrænsninger i forhold til opsamling af Big Data, og i forhold til kun at kunne se én Lean tavle ad gangen, så åbner der sig mange muligheder for samarbejde på tværs af lokationer og geografi ved at arbejde med virksomhedernes Lean tavler i skyen med iObeya. KAP IT har udviklet mere end 100 predefinerede skabeloner til Lean tavler til iObeya. De er gode til at få inspiration fra. Men typisk designer virksomhederne deres egne tavler. Men kommer der flere virksomheder i Danmark, der anvender elektroniske Lean tavler, så er det måske en ide at lave noget mere systematisk vidensdeling i en Lean netværksgruppe på tværs af virksomhederne?