Du beslutter, at denne gang skal I gå grundigere til værks. Nu dykker du derfor ned i Lean værktøjskassen. I skal arbejde med årsagerne til problemet. Målet er at fjerne problemet 100%. Du kender måske de traditionelle problemløsningsværktøjer med fiskebensdiagrammer og 5 x hvorfor. Desuden er der Kata Storyboard, som også skulle være særdeles effektivt. Men hvilket værktøj skal du vælge til hvilket problem?
Problemløsning med Fiskeben
På et kraftværk opstår der en brand i en kulsilo. Branden udvikler kraftig røg, men ingen kommer til skade. Men forsyningsselskabet vil være sikker på, at det ikke sker igen. Den efterfølgende problemløsning med fiskebensdiagram viser, at der er flere årsager til, at branden kunne opstå. Resultatet bliver derfor en række initiativer, som hver især fjerner de enkelte årsager til branden, så den ikke opstår igen.
Typisk kan fiskebenene være delt op i: ”Mennesker, Maskiner, Metoder, Målinger, Miljø (ydre omstændigheder) og Materialer”. For at gøre det nemt at huske kaldes denne opdeling af fiskebenet for 6M. Fiskebens diagrammer findes også i lidt andre udformninger. Fælles for dem er, at diagrammet giver mulighed for at kigge på delelementer af problemet i stedet for hele problemet på en gang. Det gør jeres analyse mere overskuelig og den samlede problemløsning mere håndterbar.
I fiskebenets hoved skriver du det problem, I vil løse, og så arbejder I med ét M ad gangen. For eksempel lægger I ud med at arbejde med den effekt, som mennesker har på problemet.
For at alle kan komme til orde, kan det være en god idé at starte med at brainstorme på post-its og efterfølgende inspirere hinanden, når I gennemgår de enkelte på post-its. Derefter arbejder I med årsagerne. Her kan det være en god idé at bruge værktøjet ”5 x hvorfor”, hvor hvert svar bliver grundlaget for det næste, uddybende spørgsmål. Udfordringen ved ”5 x hvorfor” er, at der nemt opstår en lidt komisk situation, når man bliver ved med at spørge hvorfor. Men de fem iterationer gør, at I nemmere kommer frem til problemets grundlæggende årsag. Herefter arbejder I med løsningsforslag, der rammer den enkelte årsag. Måske kommer I frem til, at et udstyr er blevet fejlbetjent. Hvorfor er det blevet fejlbetjent? Årsagen er måske manglende viden om udstyret, enten fordi der mangler en pædagogisk betjeningsvejledning, eller fordi der mangler medarbejdertræning. En løsning bliver at udforme en simpel, visuel standard for betjening af udstyret, at gennemføre træning i brug af udstyret og derefter at standardisere rutiner for udarbejdelse af visuelle standarder og medarbejdertræning. Det er vigtigt, især når der arbejdes med det første M (Mennesker), at huske på, at det ikke er medarbejdere, der fejler. Det er processer, der fejler.
Processen i analysen med fiskebens diagrammet gentages med ”Maskiner, Metoder, Målinger, Miljø og Materialer”, og I ender op med et antal løsninger, som hver især bidrager til at fjerne problemet 100 %. Når I har det samlede overblik, finder I måske nye løsninger, der angriber flere årsager samtidig.
Herefter prioriterer I de forskellige, mulige løsningsforslag på problemet i en indsats/effekt matrice og udvælger den eller de løsninger først, som I vurderer til at have den største effekt med mindst mulig indsats.
Ud fra det laver I en plan, så I har sikkerhed for, hvem der gør hvad og hvornår.
6M Fiskebensdiagram, som anvendes til årsags- og effektanalyser.
Problemløsning med Kata Storyboard
På et Postcenter mistes vigtig produktionstid på et sorteringsanlæg af lidt ældre dato. Målet er 100% oppetid i hele produktionsvinduet. I løbet af en måned logges samtlige fejl. I et regneark findes efter Pareto princippet frem til de fejl, der koster mest tabt produktionstid. En af de hyppigste fejlårsager er, at anlægget stopper, når der er fastklemt post i et bestemt sving på anlægget. Den efterfølgende problemløsning med Kata Storyboard fokuserer i første omgang på at løse dette problem 100%. Som hos Haldor Topsoe er det på Postcenteret de medarbejdere, der er tæt på processen, som er omdrejningspunktet for problemløsningsarbejdet.
I modsætning til fiskebensanalysen, er Kata arbejde noget, der gennemføres med en kort fast frekvens. Metoden er baseret på strukturerede eksperimenter, hvor I hele tiden følger op og bygger videre på de enkelte eksperimenter. Typisk har et Kata Storyboard 5 hovedfelter.
I feltet ”1. Udfordring” formulerer I det, som I gerne vil opnå inden for 4-12 uger. Da metoden er meget effektiv, må det gerne være en kæmpe udfordring, som umiddelbart ser ud til at være svær at tackle.
I feltet ”2. Nu situationen” beskriver I, hvordan det fungerer nu. Det kan være en Pareto graf, der viser, hvor meget produktionstid hver enkelt fejl på anlægget bidrager med i en måned. Eller det kan være en Value Stream Mapping, der viser, at processerne er ude af takt. Eller noget helt tredje, der beskriver den nuværende situation.
I feltet ”3. Delmål” beskriver I det, som I vil opnå på den korte bane, inden for nogle få dage eller uger.
Feltet ”4. Forhindringer” er jeres parkeringsplads. Her skriver I de forhindringer op, som gør, at der er noget, I ikke umiddelbart kan gennemføre i den pågældende iteration. For at overkomme den pågældende forhindring kan fiskediagrammet evt. tages i anvendelse.
I Feltet ”5 Eksperiment” arbejder I iterativt med jeres delmål. Prøv én ting ad gangen. Det kan både være en mindre teknisk ændring, eller det kan være en justering af den måde, I arbejder på. I skriver op, hvad I forventer, der sker(Plan). Når I mødes næste gang, skriver I op, hvad der faktisk skete (Do-Check), og til sidst skriver I op, hvad I lærte (Act). Det, I lærte, bruger I som udgangspunkt for endnu en iteration. På næste møde aftaler I således, hvad I vil prøve af næste gang etc. Når I efter et antal iterationer har nået jeres delmål, sætter I et nyt delmål. Formålet er at komme endnu et skridt nærmere, det at tackle den udfordring, som i starten virkede uoverskuelig.
Kata Storyboard, som anvendes til iterativ problemløsning.
Fælles for Fiskeben og Kata Storyboard
Uanset om I anvender Fiskeben eller Kata Storyboard, så har du både brug for en, der kan coache problemløsningsprocessen, og nogen der er helt tæt på selve problemet. Fælles for metoderne er at problemløsningen er baseret på facts. Er det for eksempel et problem i en produktion, så er det typisk produktionsfolk, vedligehold eller PTA ingeniører, der er tæt på problemet. Du skal desuden naturligvis sikre dig opbakning fra den nærmeste ledelse til at anvende de nødvendige ressourcer, der skal til for at gå i dybden med problemet. Selve fiskebenet eller Kata Storyboardet er godt at have fortrykt på et Whiteboard. Alternativt kan du have det printet ud i A0 format og derefter arbejde med Post-its. Det er I alle tilfælde vigtigt, at I kan stå foran tavlen og arbejde med den metode, som I vælger.
Kata Storyboard hos Haldor Topsøe. Store udfordringer tackles ved at arbejde systematisk og struktureret med Kata metoden. Her er det medarbejdere tæt på processen, der med den rette coaching opnår markante resultater. Det skaber både engagement og ejerskab. Fotoet er taget under et netværksbesøg arrangeret af Lean Akademiet i marts 2017.
Fiskeben eller Kata Storyboard – hvad skal du vælge?
Hvis problemet er repeterbart i en produktion, er Kata Storyboard metoden meget velegnet. Den er videnskabeligt baseret på kontrollerede eksperimenter, og den er meget Lean kulturskabende, fordi der arbejdes konstant med at skabe forbedring af den eksisterende situation.
Silobranden på kraftværket er ikke noget, der sker hver dag, så her kan det måske være svært at arbejde med Kata Storyboard, hvor grundlaget er et antal iterationer. For hvis du foretager en ændring, så kan du måske ikke altid måle, om sandsynligheden for en brand er blevet mindre, og det kan derfor være svært at vurdere udgangspunktet for endnu en iteration.
Kata Storyboardet er derfor bedst til repeterbare processer, hvor der er mulighed for at foretage iterationer. Ellers brug fiskeben, suppleret med ”5 x hvorfor”. Har du brug for at arbejde med struktureret problemløsning med enten fiskeben eller KATA storyboard? Så kan du vælge at henvende dig til effektivitet.dk. Så vil vi sætte dig i kontakt med en af vores samarbejdspartnere, som vil kunne hjælpe dig i gang. FX er Morten Jacobsen fra Lean Akademiet ekspert i KATA Storyboard.
Fiskebensanalyse (Ishikawa diagram)
Grundkonceptet stammer tilbage fra 1920’erne, og det betragtes som et af i alt syv grundlæggende kvalitetsværktøjer. Ishikawa, som arbejdede med kvalitetsstyring hos Kawasaki, gjorde fiskebensanalyser populære i 1960’erne. Fiskebensanalyser indgår også i Toyota Production System, som er omdrejningspunktet for Lean Management.
Kata Storyboard
Kata bygger på Mike Rothers omfattende studier af Toyotas måde at arbejde på. Mike Rother beskriver de to Kata´er – Improvement Kata og Coaching Kata – i bogen ”Toyota Kata” fra 2009. Kata Storyboardet bygger på principperne fra bogen. Til at facilitere Kata processen er der både en Coach og en Learner. Der er findes meget omfattende Kata materiale på The Toyota Kata Website.
