Ledelsen gennemfører PD processen i tæt samarbejde med de nøglemedarbejdere, som skal gennemføre ændringer og strategiske forbedringer.
PD processen har to hovedfaser:

  1. De strategiske mål, som skal have fokus næste år, udvælges og bearbejdes i de sidste måneder af indeværende år, helt ned til i fastlæggelse af detaljerede handleplaner for forbedringsindsatser.
  2. Fremdriften på de strategiske forbedringsindsatser kontrolleres på et månedligt opfølgningsmøde i ledelsen, og korrektioner på de indsatser, der ikke virker som planlagt, besluttes.

Når slutningen af året nærmer sig, gøres årets fremdrift op. Der, hvor det ønskede strategiske løft er opnået, fjernes målet fra PD, og det overgår så normalt til at blive en KPI til opfølgning i den daglige drift. Der, hvor målet ikke er nået, revurderes og målet vil normalt så blive overført til næste års PD indsats.

Beslutning af PD mål og indsatser

Det bærende dokument for bearbejdning og beslutning af næste års PD mål og indsatser er PD Diamanten, der er vist i figur 1.
I bunden af Diamanten indsættes de udvalgte, langsigtede strate-giske gennembrudsmål, som skal være i fokus for næste års strategiske udvikling. Strategiens visioner og lyrik er her kogt ned til konkrete, operationelle mål, som kan måles og vejes.
I Diamantens venstre side er angivet, hvor stor en del af de langsigtede mål, som planlægges realiseret ved udgangen af det kommende år. Det er et ”no-go” at stille med en plan, hvor man ikke allerede det første år kan se betydelige resultater og dermed få en bekræftelse på, at man er på rette vej.
I toppen af Diamanten anføres i overskriftsform de indsatser og ændringer, som skal føre til en realisering af målene. Ud over overskrifterne skal der også udarbejdes detaljerede handleplaner for hver indsats. Her skal de ledere og nøglepersoner på banen, som efterfølgende skal realisere planerne. Vigtigt at få drøftet de forventede udfordringer up-front, så de ikke bremser indsatserne efterfølgende.
I højre side af Diamanten indsættes en række resultatmål for de enkelte strategiske indsatser. Disse delmål vil i den efterfølgende månedlige opfølgning være udgangspunktet for vurderingen af, om de valgte indsatser virker som forventet.
Sidste øvelse i det forberedende arbejde er at påføre ansvarlige og nøgledeltagere i de enkelte indsatser. Det anføres i de yderste felter til højre.
Som en kontrol af sammenhængen mellem de enkelte dele af diamanten, krydses af i de kvadrerede hjørnefelter. Når Diamanten er fuldt udfyldt, skal krydserne fra indsatsmålene i højre side gerne kunne matches med de oprindelige langsigtede mål.
Ledelsen slipper ikke det forberedende PD arbejde før Diamanten er fuldt udfyldt, og før der er en tillid til, at de beskrevne indsatser og handleplaner vil resultere i en målopfyldelse.

Policy Deployment Model Korrigeret (2) Figur 1

Figur 1. Sådan læses PD Diamanten.

Månedlig opfølgning på fremdrift

Nøgledokumentet i den månedlige opfølgning på PD fremdriften er vist i figur 2.
I skemaets venstre tekstfelt er indsat de indsatsmål, som er blevet overført direkte fra PD Diamantens højre side. Ud for hvert mål er anført den ansvarlige for den bagvedliggende forbedringsindsats. Desuden indsættes den måleenhed, man skal måle fremdriften i, udgangspunktet i form af den nuværende målte performance, og endelig den performance, det er målet at kunne præstere ved udgangen af det følgende år.
Resten af skemaet er afsat til registrering af planlagt og realiseret fremdrift. For hver af indsatserne skal angives fremdriften måned for måned, som den må forventes at udvikle sig som følge af de planlagte indsatser. Det skal her bemærkes, at indsatser, som først viser resultater i december måned, ikke vækker stor tillid hos en ledelse.
Når en måned er slut, registreres den realiserede fremdrift, og hvis fremdriften ikke er som planlagt, så bliver feltet farvet rødt. På det månedlige opfølgningsmøde bruges tiden på at fokusere på de røde felter. Når man er ansvarlig for en indsats, som lyser rødt, forventes man op til mødet at have forberedt en ”Root Cause analyse” af problemet, hvor de dybereliggende årsager er afdækket. Man forventes også at stille med konkrete forslag til korrektioner af indsatsen, baseret på de gennemførte analyser. Det forberedende arbejde sikrer, at ledelsen hurtigt kan komme ind til kernen af problemerne, så alle nyder godt af de indhøstede erfaringer, og så en beslutning om en ny kurs hurtigt kan træffes.
En vigtig, generel spilleregel i PD: Det er OK at være bagud med fremdriften på en strategisk indsats, men det er ikke OK at være bagud med sine planlagte ændringer og forbedringer, og det er ikke OK at undlade måling af, om de virker, og undlade at korrigere indsatsen undervejs.

Policy Deployment Model Korrigeret (2)

Figur 2. Månedlig opfølgning med demo eksempel til illustration.

Sådan kommer du videre med Policy Deployment

Policy Deployment processen og en opskrift på fremgangsmåden er beskrevet nærmere i bogen ”Fra strategi til handling-Policy Deployment i praksis”. Bogen kan fås på dansk eller engelsk hos Kompetenceforum (Pris 145 kr. + fragt). Bogen findes også som E-bog (Pris ca. 75 kr.), og den kan købes hos alle forhandlere.