Mens ”rigtige” virksomheder har 12 måneder til at opnå deres forretningsmål, så har de foreningsdrevne madboder på Roskilde Festival kun henholdsvis 3½ dage (placeret på festivalpladsen) og 10 dage (placeret i campingområdet) til at generere det overskud, som foreningen og dens medlemmer lever af det kommende år. Det betyder, at der er meget begrænset tid til at opsamle viden om spild i processerne (medarbejderressourcer, energi, vand, råvarer etc.), endsige iværksætte handlingsplaner til at imødegå identificeret spild, således at effektiviteten forøges. Det er, med andre ord, helt afgørende for foreningernes økonomi, at de får styr på spild i driften af deres madboder, fra det første minut, de slår dørene op.
I vore dages informationstunge ledelseslandskab, hvor data og statistik danner grundlag for de fleste beslutninger, er det nærmest absurd at forestille sig, at drive forretning på en anderledes måde, men ikke desto mindre har det blandt madboderne på Roskilde Festival, indtil for ganske nyligt, været almindelig forretningspraksis at bestille på slump og mavefornemmelser og kun have en vag fornemmelse af hvor mange kunder, der kom i butikken. Men forandringerne lurer i horisonten og mange af madboderne har startet en rejse mod mere strømlinet produktion og salg, for at sikre flere penge til foreningen bag. Som accelerator for denne transformation er der fra Festivalledelsens side kommet markant mere fokus på reduktion af spild. Hér drejer det sig især om spild af energi og fødevarer, fordi begge har en lang række negative konsekvenser, både for økonomien og for miljøet. Roskilde Festivals mangelfulde el-infrastruktur betyder, at elektricitet er en relativ knap ressource, og madspild kan i sig selv være omkostningsforøgende, udover at det for tiden ligger højt på mediernes og den politiske agenda.
Vi trådte ind på festivalpladsen med Lean-brillerne på og med den holdning at det var os, der skulle lære dem noget om at reducere spild i deres produktionsprocesser, men selv om madboderne stadig har lang vej foran sig, så var det os, der i sidste ende lærte mest: Vi så hvordan mange af principperne bag Lean blev operationaliseret i praksis, ikke altid som i lærebøgerne, men altid med respekten for medarbejderne og ønsket om at give festivalgængerne en god madoplevelse i centrum. Denne artikel er derfor ment som en kilde til inspiration og refleksion for de af jer, der arbejder med Lean I jeres professionelle liv.

En kort indflyvning til Lean

Lean er en metode, designet til at øge produktiviteten samtidig med at kvaliteten fastholdes, med det hovedformål at øge kundetilfredsheden. Dette gøres gennem trimmede arbejdsgange, så mere værdi skabes med færre ressourcer. Der er især fokus på kortlægning af værdistrømmene, med henblik på at identificere spild og forbedringsmuligheder, således at produktionen af varer og tjenesteydelser optimeres (Huniche og Pedersen, 2013). Selvom madboderne ikke eksplicit arbejder med Lean, så vil vi i det følgende eksempel vise, hvordan idérigdom, handlekraft, engageret arbejde og simplificeret sund fornuft har lagt grundlaget for et system, der på mange måder viser, hvordan Lean principperne bør operationaliseres i praksis, også under de mest midlertidige og brogede arbejdsforhold. Det viser i al tydelighed, hvorfor Lean ofte refereres til som ”struktureret sund fornuft” (Eaton, 2008).
Behovet for reduktion af spild, primært madspild, var hovedårsagen og indgangsvinklen til vores besøg på Roskilde Festivalen, og netop elimineringen af spild spiller en afgørende rolle i Leanfilosofien. Boderne skal kunne manøvrere alle 8 hovedspildtyper: Overproduktion, transport, ventetid, overforædling, lager, fejl og returløb, bevægelse/søgning og uudnyttet viden. Det er overordentlig svært at mindske spild, hvis man ikke er i besiddelse af dybdegående viden om den pågældende produktion, salg og kundernes præferencer og i Lean tales der derfor om at ”gå til Gemba”, dvs. “stedet hvor det sker”. Det var baggrunden, for at trække i gummistøvlerne og begive os ud i mudder og pløre, på Roskilde Festival 2013.

Frikadiller in action!

For mange gæster på Roskilde Festival er det fast tradition at svinge forbi spejderforeningens madbod, Frikadiller, og få sig en delle eller fire. Hver dag under festivalen bliver der langet op til 6500 frikadelleburgere over disken, og hos Frikadiller går man ikke på kompromis med kvaliteten af maden. Den skal være hjemmelavet, også selv om det betyder, at madboden har næsten 100 varenumre at jonglere med. Dette er exceptionelt på et marked, hvor de fleste konkurrenter har inkluderet halv- og helfabrikata i deres sortiment, for at kunne håndtere den svingende efterspørgsel. Desuden har frikadeller en relativ lang tilberedningstid på 8-10 minutter (”Frikadeller tager jo den tid frikadeller tager”) og kan, i færdigstegt tilstand, max. opbevares i 3 timer i flamingokasser, grundet regler om opbevaring af levnedsmidler. Det gør det udfordrende at skrue op og ned for produktionen i takt med ændringer i efterspørgslen.
Omsætningen i Frikadiller er stigende, men der er stor forskel på hvor meget spild, der er fra ét år til et andet. I 2012 havde Frikadiller madvarer for 50.000 kr. liggende på lageret, da festivalen sluttede, og det er noget, der kan mærkes på bundlinjen. Madvarerne blev foræret væk til velgørende formål, men det ændrer ikke på det faktum, at det for madboden selv var penge ud ad vinduet, penge der kunne have været brugt til lejrture, nye telte, spejderarrangementer, og sidst men ikke mindst, til at give tilskud til de børn, der gerne vil, men ikke selv har råd til, at gå til spejder. Disse udfordringer har foranlediget madbodens ledere, til at søge efter muligheder for at reducere madspildet, både under og efter festivalen, med det resultat, at der inden for de sidste par år er indført en række radikalt nye processer og procedurer.
Først og fremmest så er dataindsamlingen blevet sat i system og løbende udviklet og forbedret i bedste Kaizen-stil hos Frikadediller. For tre år tilbage indførte madboden et system, hvor kunderne selv krydsede deres bestilling af på en papirlap, der blev smidt ud, ligeså snart maden var langet over disken, uden tanke for hvor megen værdifuld (og gratis) salgsdata, der egentlig gemte sig i den krøllede lap, og som derfor gik tabt. På foranledning af en frivillig (logistikuddannet) medarbejder blev papirlapperne indsamlet, gennemgået og indtastet i Excel, hvilket gav Frikadiller deres allerførste salgsstatistik, efter at have været fast inventar på festivalen i over 20 år!
For to år siden tog madboden endnu et kvantespring, da de introducerede kasseapparater som substitut for de ”skotøjsæsker”, Frikadiller tidligere benyttede som pengekasser. Det har ført til, at der nu hvert kvarter udlæses en fil med totalsalg pr. varegruppe/nummer, så bodens ansvarlige kan se præcist hvad de sælger time for time henover hele døgnet.
Denne dokumentation af kundernes købsadfærd har haft stor betydning for f.eks. bestilling af varer. Før i tiden var bestillinger baseret på erfaringer og fingerspitzgefühl. I dag bliver de første (store) bestillinger foretaget på baggrund af sidste års salgsdata, og der holdes øje med udviklingen af lagerbeholdninger ved at sammenholde salgsdata med det løbende forbrug af varer. Frikadiller bruger optællingslister ved varemodtagelser og ved regelmæssige vareoptællinger, hvor varer bliver scannet og optalt. Madbodens logistikansvarlige kan således hele tiden holde øje med salg og vareforbrug henover døgnet, så der løbende kan suppleres op med de varer, der er brug for. Brugen af IT systemer har desuden gjort processen mindre personafhængig, dvs. mindre afhængig af de ”gamles” erfaring og viden, der før gik tabt, når de forlod madboden. Selvom dette har resulteret i ”en flygtig forvirring af én milliard excel-ark”, som én af vagtformændene beskriver det, så har det også givet boden langt bedre forudsætninger for at ramme rigtigt, i forbindelse med bestillinger, vagtplaner osv.

Flow eller flop?

I Frikadiller arbejdes der løbende med at forbedre flowet fra lager til kunderne, så sidstnævnte kan få deres mad hurtigst muligt. På Roskilde Festivalen er ventetid en vigtig konkurrenceparameter. Festivalgængerne gider ikke stå i kø og vente, og det kan sagtens undgås, når der er over 150 madboder på festivalpladsen at vælge imellem. Boden har analyseret sig frem til, at smertegrænsen for kunderne er en ventetid på maksimalt fem minutter om aftenen, for at få en frikadellemenu. For at opfylde dette, har Frikadiller bl.a. valgt at udskifte håndsnittet salat med færdigsnittet salat, hvilket har gjort det nemmere at overholde takt-tiden i produktionslinjen. Smags- og kvalitetsforskellen mellem frisk og færdigsnittet er bedømt til at være minimal, og netop smag og kvalitet var et kritisk krav, hvis de skulle efterleve deres ethos omkring det hjemmelavede. Som en sidste bonus, har ændringen sparet to fuldtidsstillinger, som så er blevet brugt til yderligere at nedsætte takt-tiden. På produktionslinjen af morgenmad har indkøbet af en kæmpestor kip-steger gjort processen så hurtig, at det nu tager under to minutter at få leveret en brunch, fra man har lagt sin ordre.
Ved alle arbejdsstationerne i teltet hænger der synlige standarder. Disse viser på en simpel måde, ved hjælp af billeder og overskuelig skrift, hvordan arbejdet på arbejdsstationen udføres i overensstemmelse med takt-tiden, i høj kvalitet og uden spild. Et godt eksempel er stegestationerne. På den synlige standard kan man se frikadelleformen, mængden af fars, stegetid, antal frikadeller på stegepanden, stegetemperatur osv.. For at opnå det højkvalitetsprodukt, som kunderne efterspørger, skal en færdigstegt frikadelle veje 90 gram (110 g rørt fars), så der er bordvægte ved stationerne, så man kan ”veje sin delle”. Det hænder dog, at der løbes tør for visse ingredienser, og da opfordres de frivillige til at være kreative og ”lave noget der ligner”.
”de fleste finder deres egen måde at gøre tingene på, og så længe det ikke er en flaskehals, så er det jo sådan det er” (Anders leder i boden).

Kaizen i kaos

Kaizen, eller som vi kender det på dansk, ”løbende forbedringer”, er som alle ved, en grundpille i Lean-tankegangen. I danske virksomheder med Lean-programmer arbejdes der intensivt på at fremme en forbedringskultur i organisationen, både blandt ledere og medarbejderne. Medarbejderne konfronteres hele tiden på en struktureret og systematisk måde i deres standardiserede Lean-hverdag til løbende at komme med forbedringsforslag. At madboderne på Roskilde Festival primært arbejder med frivillige, giver en række unikke udfordringer, for hvordan skaber man en forbedringskultur blandt medarbejdere, der kun arbejder mellem 24 og 32 timer i løbet af de 3,5 til 9 dage, boderne har åbent?
I bodens forskellige produktionsafsnit opfordrer og udfordrer lederne, gennem observerende og nærværende kontakt, de frivillige til at komme med input til forbedringer. De har til formålet en lille bog, hvori man kan skrive frit fra leveren, samt et whiteboard, hvorpå folk kan notere gode idéer: ”Vi prøver at motivere folk til, at hvis de har et eller andet, så sig det dog! Eller skriv det ned eller ’gør det’, så tager vi det med i evalueringen af festivalen, og dermed i forbedringstiltagene til næste års festival, hvis det ikke er noget, vi vil gøre her og nu”. Man kan også altid gå til vagtformanden med sine idéer.

Motivation af frivillige

Hvordan vækker man så det medarbejderengagement og den følelse af indflydelse og ansvar, som er alfa og omega for, om man kan levere et ensartet kvalitetsprodukt (næsten) døgnet rundt? Hvordan gør man det i praksis, når det hele yderligere foregår i et højt tempo, og i et telt hvor temperaturen snildt kan runde 30 grader? Det giver sig selv, at der i Roskilde Festivalens madboder er begrænsede muligheder for at gennemføre længere træningsworkshops osv. med de frivillige, ganske enkelt fordi de fleste kun møder på job ganske få gange i løbet af festivalperioden. Alligevel lykkedes det lederne at engagere de frivillige medarbejdere gennem en nærværende ledelsesstil, hvor atmosfære, sjov og hygge bliver brugt som værktøjer til at få medarbejderne til at yde det optimale.
Hos Frikadiller er et godt arbejdsmiljø vigtigt, og én af de faste frivillige (på 28. år) understreger, at ”det skal være hyggeligt og rart at være på arbejde”. I madboden er det fast tradition, at der engang imellem bliver rullet et lille rullebord frem med et sortiment af shots. Så råber vagtformanden ”arbejdet indstilles” og alle medarbejderne stemmer i et øredøvende ”Tjikkerlikker-Tjikkerlikker-tjav-tjav-tjav” kor, der rundes af med et shot og så tilbage til arbejdet. Uden at ville opfordre til indtag af alkohol på alle arbejdspladser, så virker dette faste indslag til at have en vigtig funktion i forhold til opbygningen af holdånd og arbejdsglæde og det giver desuden de frivillige et øjebliks velfortjent pause fra det hektiske arbejde bag diske, stegepander og røreskåle. Som én af de frivillige beskriver det, med et glimt i øjet: ”det er vores psykiske opbygning”.
Herudover har Frikadiller valgt at investere i vaskemaskiner og tørretumblere, så de frivillige ikke behøver at tage deres beskidte tøj med hjem for at vaske det, og en industriopvaskemaskine så de ikke mere skal vaske op i hånden. Selv om de to investeringer ikke direkte har tilføjet merværdi til produktet, set fra kundens synspunkt, og selv om arbejdskraften er gratis, så har de to ovenstående indkøb haft stor positiv effekt på de frivilliges trivsel og tilfredshed på arbejdspladsen.

Lean-udøvelse i knæhøjde?

Der er mange muligheder for forbedringer i fremtidens madboder på Roskilde Festival. En stor del af Lean drejer sig om at udnytte den værdifulde viden, fra alle steder i organisationen, til at øge effektiviteten. Organisationen behøver imidlertid ikke nødvendigvis kun at omfatte den enkelte madbod. Den kan også forstås i et bredere perspektiv som ’Roskilde Festival’ – én organisation, der opererer med en lang række franchises (madboder). I dette perspektiv vil der være fokus på at dele såvel standarder som materielle og immaterielle ressourcer på tværs af boderne, og her er der potentielt meget at hente: Viden om arbejdsprocesser, kundepræferencer (dvs. mere fokus på pull-faktorer), logistikstyring og medarbejderpleje. Øvrige potentialer består i blandt andet fysisk tværgående logistikløsninger.
Endvidere kan der også arbejdes videre på, hvorledes kontrakter udformes, således at variation og usikkerhed nedbringes for madboderne, hvilket vil nedbringe spild. Dette kunne eksempelvis gøres i form af længerevarende kontrakter eller kontrakter, som åbner op for særlige privilegier for boderne, hvis de eksempelvis vælger:
at investere i mere avanceret produktionsudstyr
at eksperimentere med andre styringsprincipper
at anvende ressourcer til at lære mere om kundeadfærd
Det var en intens, beskidt og helt igennem inspirerende oplevelse at være vidne til det store arbejde, madboderne lagde for dagen, for at give festivalgængerne en ordentlig madoplevelse på Roskilde Festival, og samtidig tjene penge til foreningen bag. Det er en fortælling om slid, ansvarsfølelse og kærlighed til foreningslivet, og utroligt fascinerende at være vidne til forsøgene på at styre det ustyrlige, forudsige det uforudsigelige og holde en lige kurs, i mudder og kaos. Frikadiller har kun lige startet sin rejse mod at blive en mere effektiv og profitabel madbod, med mindre spild på alle fronter, og kun fremtiden vil vise, hvor langt de når i deres bestræbelser.

Kære læser

Problemer kan være komplekse, men det må løsninger aldrig være. Arbejdet med at optimere arbejdsgange og skabe flow i madboderne på Roskilde Festival, viser i al sin simpelhed, hvordan Lean-principperne ubesværet kan indføres i organisationer, uden at det gøres til en højtflyvende, akademisk og elitær øvelse, og uden man behøver at være teoretisk Toyota-rigid i sin tilgang. Det eneste, det kræver, er ledere, der bruger både hjerne, hjerte og sund fornuft. Men vigtigst af alt kræver det ledere, der ikke sidder på deres hænder og tænker ”åhhhh… det kan vel vente til i morgen. Der er jo trods alt 220 arbejdsdage i et år”. Madboderne på Roskilde Festival eksisterer i 3½ til 10 dage – kunne vi bare overføre den vilje til succes, sult efter at lykkes, og det overlevelsesinstinkt til de danske virksomheder, så ville vi går en tryg fremtid i møde.

Kilder:

Eaton, M. (2008)”Lean for Practitioners: An introduction to Lean in healthcare organisations”, Cornwall UK, Ecademy Press
Huniche, M. og Pedersen, E.R.G. (2013) ”Procesforbedringer i sundhedsvæsenet”, København, Jurist- og Økonomiforbundets Forlag.

Faktaboks:

  • Roskilde Festival er Nordeuropas største kultur- og musikfestival
  • Roskilde Festivals profit går til støtte af initiativer, der er til gavn for børn og unge, samt humanitært og kulturelt arbejde. 
  • En midlertidig by med mere end 130.000 indbyggere, der i alt omsætter for 384 mio. kr. 
  • 150 madboder, der serverer 1-1,5 mio. måltider 
  • Mere end 300 tons fødevarer bliver konsumeret, bl.a.:

• 76.452 kg brød
• 50.478 liter æble- og appelsinjuice
• 31.139 kg hakket oksekød
• 28.958 kg Pommes frites og kartoffelbåde
• 16.101 kg løg
• 11.647 kg salat