Det nye set-up medførte betydelige ændringer i organisationen, da flere centrale roller og ansvarsområder blev flyttet fra det globale hovedkontor til et antal regionale enheder. I tillæg hertil blev der designet nye processer, oprettet nye roller, ændret eksisterende roller og indført nye it-systemer i organisationen. Som følge heraf, var der et stort behov for at udbrede forståelsen af det nye set-up til alle de personer, som var berørt af ændringen.
Undervejs i forløbet blev det klart, at der på tværs af virksomheden var behov for at styrke forståelsen for dynamikker og sammenhænge i forsyningskæden. Det blev derfor besluttet at igangsætte en fokuseret indsats for at sikre, at alle med en betydende rolle i værdikæden fik en klar forståelse for dels de generelle dynamikker og sammenhænge i forsyningskæden, og dels hvorledes det nye set-up ville påvirke såvel virksomheden som den enkeltes rolle.
Baseret på ECCOs erfaringer med eksekvering og forankring af større forandringsprojekter, blev det vurderet, at en standardtilgang baseret på præsentationer og workshops ikke ville have den ønskede effekt. Der skulle tænkes i nye baner!
Simulering – en involverende og lærerig oplevelse
Det blev vurderet, at den bedste måde at understøtte trænings- og forandringsledelsesindsatsen og derved nå de opstillede mål omkring øget forståelse for sammenhænge og forandringer i forsyningskæden, var gennem aktiv læring. Der blev derfor udviklet et spil, som tillod deltagerne at simulere forsyningskæden samt mærke udfordringerne og forandringerne ‘på deres egen krop’.
Det blev fra starten besluttet, at spillet skulle designes så det kunne spilles af ‘alle i organisationen med en betydende rolle i værdikæden’. Det vil sige medarbejdere på alle niveauer og på tværs af salgskontorer, kundeservice, produktudvikling, planlægning, logistik og produktion.
Det blev endvidere besluttet, at spillet skulle fokusere på en række specifikke problemstillinger med særlig relevans for de udfordringer og ændringer, som ECCO stod over for, herunder vigtigheden af forecast, planlægning af produktionsmiks, regional koordinering af salg samt segmentering af kunder.
Spillet blev udviklet i samarbejde med læringsspecialister fra ECCO HR i et interativt forløb, hvor en række mekanismer og koncepter blev udtænkt, testet, evalueret og derpå enten forkastet eller forfinet.
I hovedtræk går spillet ud på, at deltagerne spiller sammen som et hold med ansvar for at producere, sælge og levere tre slags sko til en region bestående af to markeder. Markederne og skoene har forskellige karakteristika, hvad angår profit, risiko og efterspørgselsmønster.
Spillet simulerer et fuldt kalenderår i 12 runder, én runde for hver måned, med efterspørgslen koncentreret i nogle få måneder af året. Undervejs skal deltagerne tage stilling til – og reagere på – en række hændelser såsom opdaterede salgsforventninger fra markederne, forsinkelser i produktion og distribution mm.
Effektiv forandringsledelse
Spillet blev udrullet på tværs af organisationen som en del af trænings- og forandringsledelses-indsatsen, og der blev afholdt specifikke træningssessioner for den øverste ledelse, den regionale ledelse i Asien, Corporate Supply Planning, Customer Service i EMEA, fabriksledere og regionale Supply & Demand-ledere.
På tværs af de afholdte seancer tegnede der sig hurtigt et billede af, hvorledes spilformen styrkede den øvrige forandringsledelsesindsats gennem dens på én gang uformelle og ’legende’, men alligevel virkelighedsnære tilgang til emnet.
- Uafhængigt af hinanden udtrykte en række deltagere, at de havde fået en langt dybere forståelse for hvorledes virksomheden overordnet fungerede end de havde haft hidtil; også selvom de ofte havde været ansat i virksomheden i en årrække
- Undervejs i spillet relaterede deltagerne specifikke hændelser og problemstillinger til deres dagligdag, hvilket resulterede i spontane diskussioner omkring ’hvad vi gør’ kontra ’hvad vi bør’
- Specifikke problemstillinger introduceret eller forstærket med det nye set-up blev meget tydelige og deltagerne kunne drøfte, hvorledes dette bedst kunne håndteres fremadrettet.
Den øgede indsigt i processerne og konsekvenserne af de beslutninger der træffes, skabte endvidere basis for at drøfte, hvorfor og hvorledes specifikke ændringer var blevet inkluderet – eller ikke – i det aktuelle program. Derved blev det muligt at reducere den aura af mystik, som ellers ofte omgærder større forandringsprojekter.
Spilformen – og det specifikke spil – viste sig som en yderst vellykket måde at introducere ledere og medarbejdere til ændringerne i ECCOs forsyningskæde. Det har desuden været en god måde at træne deltagerne i de begreber og den adfærd, der forventes af dem i deres nye roller.
I alt har mere end 200 mennesker prøvet kræfter med spillet som en del af transformationsprojektet, og det er sidenhen blevet overdraget til Group HR, som har gjort det til en integreret del af deres træningsværktøjskasse. Fremadrettet vil ECCO bruge spillet som et redskab til støtte for særlige trænings-og udviklingsarrangementer samt til at introducere nye medarbejdere til processerne og udfordringerne på tværs af forsyningskæden.
ECCO Simulation game giver en “hands on” tilgang til forandringer. Spillet er simpelt – men samtidig giver det indsigt i komplekse processer. Jeg har fået en langt bedre indsigt i andres roller og hvilke problemstillinger, der skal håndteres. Det at værdikæden er global og kører “24/7” – øger vigtighed af god og relevant kommunikation. Spillet illustrer er dette område på en ny og lærerig måde
Daniel Bjørnhof, Allocation Manager – Group Supply Chain
Primære lærings- og diskussionspunkter
Demand & supply planning:
- Hvad skal man overveje, når man udvikler en kapacitetsbegrænset forsyningsplan, som skal matche en meget sæsonpræget efterspørgsel?
- Hvilke forskellige tilgange findes der til risikovillighed, når man producerer op mod et forecast?
Distribution:
- Hvordan balancerer man kravet om at lagre produkter lokalt for at imødegå hasteordrer vs. at lagre produkter opstrøms for at få maksimal tilgængelighed?
- Hvordan bruger man luftfragt på en informeret og intelligent måde?
Order intake & management:
- Hvad skal man overveje, når man tager ordrer ind og bekræfter ordrer fra flere markeder i et ’først til mølle’-miljø?
- Hvordan segmenterer og prioriterer man sine kunder i et ’først til mølle’ miljø?
Spillets opbygning
- Spillet er designet til 5-8 spillere, der spiller som et hold med ansvar for at producere, sælge og levere sko i en region med to separate markeder.
- Produktporteføljen består af tre forskelligt farvede sko.
- Der simuleres en komplet sæson fordelt på 12 runder – én for hver måned.
- Simuleringen foregår på en spilleplade inddelt i følgende hovedafsnit: Demand planning, supply planning, production, logistics, order intake & management.
ECCO – fra ko til sko
- Privatejet virksomhed med hovedsæde i Bredebro og med 19.500 medarbejdere fra 50 lande.
- ECCO-sko sælges i 91 lande.
- Verdens andenstørste producent af ’casual footwear’ og fjerdestørste inden for golfsko.
- Blandt verdens fem største producenter af kvalitetslæder.
- Skoene produceres på egne fabrikker i Portugal, Slovakiet, Thailand, Indonesien og Kina.
- Læderet produceres på egne garverier i Holland, Indonesien, Thailand og Kina.
