Situationen i 2010 var ikke god. Leveringsevnen var i bund, lagerniveauet og kundereklamationsraten var til gengæld tilsvarende høj.
Flexa er oprindelig etableret i 1972 af en entreprenant og visionær tømrermester og har i mange år været igennem en sund udvikling med god salgsvækst og udvidelser af både produktionsfaciliteter og produktportefølje. Virksomheden var ramt af en nedtur, der i februar 2010 resulterede i en konkurs.
Virksomheden blev skåret ind til kernen og rekonstruktureret som Flexa4Dreams, der fokuserer stramt på produktion og salg af eksklusive børnemøbler. Kim Als bliver ansat som Supply Chain Manager i juli 2010, og skal stå i spidsen for at byggge forsyningskæden op på ny.

Mål: Rettidig levering i 2011

”I 2010 var der rigtig mange udfordringer. Det handlede om at komme back to basics, få ryddet op i kompleksitet samt uensartede processer og få skabt et robust fundament for opbygning af en ny forsyningskæde”, fortæller Kim Als og tilføjer: ”I december 2010 stillede jeg mig op på ølkassen og formulerede et klart mål om, at vi i 2011 skulle præstere ”on time delivery”, samt væsentlig kortere leveringstid. Jeg husker, at særligt sælgerne lyttede med stor interesse, men også med en smule forbehold.
Kim Als og hans team var på det tidspunkt allerede godt i gang med at plukke de lavest hængende frugter på lageret i Hornsyld ved Horsens, fabrikkerne i Estland, faciliteter i Kina, planlægningsprocesser, ny KPI-struktur og ikke mindst skabe mere dialog på kryds og tværs i værdikæden både med produktion, lager, salg, topledelse, økonomi, administration, it etc.
”Virkemidlerne var i første omgang i høj grad dialog, mere kommunikation og tættere afstemning af fælles mål og KPI’er. Vi tog udgangspunkt i spørgsmål som for eksempel:”

  • Hvad kan vores kæde i dag?
  • Hvad skal vi kunne om 1, 6 og 12 måneder?
  • Hvordan skaber vi bedre overblik over efterspørgslen?
  • Hvordan og hvor hyppigt indsamler vi salgsprognosedata og konverterer til produktionsplaner, så vi kan optimere både kapacitetsudnyttelse og leveringskvalitet?
  • Hvordan kan vi indkøbe, så vi både opnår bedre priser, lavere lagerniveauer og bedre overensstemmelse med behov i produktionen?

Det lykkedes

I 2010 var leveringsevnen ikke god, der var uger med leveringsevne ned til 50%. I 2011 kan Flexa med stor tilfredshed måle leveringsevnen til 99%, samtidigt med at standard leveringstiden blev reduceret fra 7 uger til 4 uger. I 2012 blev leveringsevnen fastholdt på 99%. Sælgerne fik dermed ro til deres arbejde, hvor der i lang tid havde været brugt megen tid på at håndtere utilfredse kunder grundet leveringsforsinkelser eller reklamationer. Nu fik salgsafdelingerne et solidt fundament for at foretage rigtig salgsarbejde, og Flexa4Dreams kunne begynde at genopbygge tilliden hos kunderne.

Mindre kompleksitet
Overordnet set var det primære virkemiddel for at forbedre leveringsevnen at trække kompleksitet ud af forsyningskæden og skabe bedre fokus. Forenkling af både organisation, processer og produktportefølje. Det skabte forudsætningen for nemmere dialoger på tværs af funktioner og afdelinger, det blev nemmere at formulere fælles og ensartede mål, og det blev muligt at aftale hyppigere men mindre leveringer til kunderne, så de fik tilfredsstillet deres behov, og Flexas indkøbs- og produktionsflow bedre kunne udjævne og fordele forsyningen.

Skifter til næste gear

Ultimo 2011 beslutter Flexa sig for at skifte endnu et gear og henter konsulenthuset Valcon ind for at bistå yderligere forbedring af forsyningskæden. ”I 2010 og 2011 handlede det om basal oprydning, redusere kompleksitet samt etablere et robust fundament for forsyningskæden. I 2012 får vi med Valcons hjælp struktureret indsatsen, så vi går mere systematisk til værks”, fortæller Kim Als.
Flexa og Valcon kortlægger den samlede forsyningskæde og formulerer en struktureret plan for, hvordan de vil optimere de enkelte dele og ikke mindst sammenhængskraften i hele kæden.
”Indsatsen i 2012 skaber en lang række forbedringer som endnu mere fokuseret forsyningskæde, reduktion af produktionssteder, forenkling af logistikken, synliggørelse af resultater via fælles KPI’er, samt en robust S&OP-proces”.
Resultaterne omfatter for eksempel, at mængden af reklamationer fra kunder efter et fald på 45% i 2011 falder med yderligere 20% i 2012, at den generelle leveringstid reduceres fra syv til fire uger i løbet af 2011. Lagrene er reduceret med 35%, samt den årlige lager difference i forbindelse med status reduceres fra minus Tdkk 400 – 500 til mindre end Tdkk 20. Indkøb realiserer besparelser for 4 millioner kroner, hvilket er mere end det dobbelte af målsætningen.
”I 2012 leverer vi til internetkunder med ned til tre dages leveringstid, og vi opererer med flere leveringsformer, der er tilpasset de forskellige kunders forskellige behov, så vi ikke længere arbejder med one size fits all”.

Klar til fremtiden

Kim Als understreger, at Flexas transformation af forsyningskæden ikke var lykkedes uden opbakning og opmærksomhed fra topledelsen og bestyrelse. ”Vi har haft et glimrende samarbejde med topledelse og ledelsen af de andre funktioner. Salgsafdelingen har for eksempel tidligt indset, hvor stor en rolle forbedringer i forsyningskæden spiller for salgsafdelingens arbejdsvilkår, og de har derfor været hurtige til at bakke op, og for eksempel bidraget for bedre forecasting og S&OP-proces. Vi har også haft en aktiv bestyrelse, der har udfordret os og givet god sparring”.
Kim Als understreger også, at det ikke er slut endnu, der opstår løbende nye udfordringer. Transformationsfasen er måske overstået, men virksomheden fortsætter i en løbende forbedringsfase, hvor der er fokus på hele tiden at skabe små og store forbedringer af først og fremmest indkøbspriser, lagerniveau, kvalitet og produktivitet/cost.
”Organisation og systemer er klædt væsentlig bedre på til opgaven nu. Vi er agile og kan hurtigt agere på ændrede vilkår. Vores KPI-struktur opfanger hurtigt ændringer i vilkår, og så er vi klar til at reagere med de nødvendige handlinger. Det giver os en god platform for det videre forbedringsarbejde”,

Kim Als, HD-A

Nuværende job: Supply Chain Manager, Flexa4Dreams A/S

Tidligere virksomheder: YIT, ABB, Merlin, A.P. Møller, Odense Staalskibsværft.

Den røde tråd har I alle job været at udvikle og optimere forsyningskæden.
Arbejdet med strategisk indkøb, distribution, warehousing, kvalitetsstyring og forretningsprocesser, samt Indkøb og Supply Chain i store projekter.

Flexa4Dreams A/S

Børnemøbler – til leg og udvikling.
Flexa4Dreams leverer møbler, tekstiler og accessories til børneværelset.
Flexa4Dreams er et resultat af en rekonstruktion i 2010 af børnemøbelvirksomheden Flexa A/S efter en konkurs.
Distributionen foregår i egne butikker i Europa og Asien samt førende møbelhuse og møbelkæder i Europa.
Det europæiske marked serviceres fra DC i Danmark. Det asiatiske marked dækkes fra DC i Kina.
Møblerne produceres på egne fabrikker i Estland, tekstiler produceres på egen systue i Kina. Derudover sources tekstiler og accessories i fjernøsten og Europa.

Eksempler på virkemidler

  • Effektivisering og forenkling.
  • Strukturering.
  • Standardiseret rapportering.
  • Gennemsigtighed i forsyningskæden med hensyn til tal og handlinger.
  • Implementeret fælles og ensartede KPI’er.

7 kendetegn ved Flexas transformation af forsyningskædenen

  1. Høj bevidsthed om forandringsledelse drevet af brændende platform.
  2. Stærk eksekvering af tiltag.
  3. Operationel og håndgribelig tilgang til opgaven fra Valcons konsulenter.
  4. Stærk commitment i gruppen i forsyn-ingskæden.
  5. Koordination og samarbejde om opgaven.
  6. Implementering af fælles KPI’er og konsekvent opfølgning.
  7. Opbakning til ændringer fra adm. direktør og bestyrelse.